Z retencją danych osobowych pracowników wiąże się wiele wyzwań. Tomasz Dąbrowski, Senior Konsultant SAP w firmie Quercus, podkreśla konieczność wprowadzenia w firmach odpowiednich procedur oraz przeszkolenia personelu. Oprócz zgodności z przepisami RODO, efektywna retencja danych osobowych pomaga w zarządzaniu informacjami i zwiększa bezpieczeństwo danych pracowników.
„Retencja danych osobowych w dziale kadr jest nie tylko obowiązkiem, ale i wyzwaniem. Odpowiednie narzędzia, takie jak Q-Solutions RODO, ułatwiają ten proces, umożliwiając zarówno usunięcie, jak i anonimizację danych,” mówi Dąbrowski.
Spis treści:
RODO i konieczność audytu
Pierwszym krokiem w zarządzaniu retencją danych jest przeprowadzenie audytu, aby ustalić, jakie dane są gromadzone, w jakim celu i w jakich miejscach są one przechowywane. Jest to kluczowe również dla zidentyfikowania tak zwanej „szarej strefy danych osobowych”, na przykład informacji przechowywanych na przenośnych nośnikach czy roboczych wydrukach.
Kluczowe zasady dla działu kadr
Dział kadr to miejsce, gdzie gromadzony jest największy zbiór danych osobowych w organizacji. Tutaj także wprowadza się specyficzne zasady dotyczące okresu przechowywania danych. Na przykład, dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., okres ten wynosi 10 lat, podczas gdy dla pracowników zatrudnionych wcześniej może wynosić nawet do 50 lat.
Jak bezpiecznie usuwać dane?
Bezpieczne zarządzanie retencją danych obejmuje również ich usunięcie lub anonimizację. Tomasz Dąbrowski podkreśla dwuetapowy proces weryfikacji danych przed ich usunięciem jako ważny element, z uwagi na nieodwracalność procesu retencji.
Korzyści z efektywnej retencji danych
Skuteczna retencja danych osobowych nie tylko pomaga w zgodności z RODO, ale również porządkuje bazę danych, zwiększa bezpieczeństwo informacji pracowników i ułatwia pracę zespołu zarządzającego danymi.
