Wciąż niewielu polskich przedsiębiorców jest przygotowanych na Krajowy System e-Faktur. Z drugiej edycji raportu Webcon „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” wynika, że tylko 20 proc. organizacji zintegrowało swoje narzędzia finansowo-księgowe z rządowym rozwiązaniem. Polski dostawca systemów do elektronicznego obiegu dokumentów zwraca uwagę na to, że co trzecia firma nie wykonała jeszcze żadnego kroku w kierunku wdrożenia. A więcej czasu do obowiązkowego KSeF to tylko pozory. Lepiej zabrać się za jego implementację wcześniej i na spokojnie poukładać procesy.
Obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało odsunięte w czasie – tak na początku stycznia tego roku zapowiedział minister finansów Andrzej Domański. Jednak firmy powinny zdawać sobie sprawę ze skali i złożoności zmiany, która jest już planowana od kilku lat.
Z zainteresowaniem obserwujemy zmiany stanu przygotowania firm do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W 2022 roku nieco ponad połowa przedsiębiorców deklarowała, że nigdy nie słyszała takiego terminu jak „KSeF”. Rok później sytuacja ma się znacznie lepiej, jednak nadal – jak pokazuje nasze badanie – więcej niż co trzecia firma nie przygotowuje się do wdrożenia zmian. Biorąc pod uwagę wielkość organizacji, najmniejszą wiedzę o KSeF mają firmy mikro, zatrudniające do 9 pracowników. Tylko 64% badanych mikroprzedsiębiorców odpowiedziało, że zna termin KSeF. A warto wziąć pod uwagę, że przedsiębiorcy udzielali odpowiedzi pod koniec 2023 roku, kiedy jeszcze obowiązywał lipcowy termin wejścia w życie regulacji. Po zapowiedziach Ministerstwa Finansów biznes w Polsce zyskuje nieco więcej czasu na przygotowanie się do zmian, ale należy pamiętać, że zaplanowanie i wdrożenie strategii digitalizacji w zakresie obiegu faktur wymaga czasu, a tego z każdym dniem jest coraz mniej – podkreśla Anna Puka, Dyrektor Działu Pre-sales Consulting w Webcon.
Tylko co piąta firma gotowa na KSeF
Z drugiej edycji raportu „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” wynika, że tylko 20 proc. przedsiębiorstw w Polsce dysponuje systemem finansowo-księgowym gotowym na KSeF. Na drogę modernizacji weszło 25 proc. firm, które rozpoczęły przygotowania do integracji z rządowym rozwiązaniem. Z drugiej strony aż 32 proc. organizacji nie wykonało jeszcze żadnych kroków w związku z reformą. Pozostali ankietowani (23 proc.) nie potrafią określić, czy ich firma rozpoczęła przygotowania do KSeF i na jakim jest ono etapie.
Najmniejsi mają najwięcej do nadrobienia
Biorąc pod uwagę wielkość firmy, teoretycznie to duże organizacje są na najlepszej drodze do KSeF. 49 proc. przedsiębiorstw zatrudniających ponad 250 pracowników i 55 proc. średniej wielkości przedsiębiorstw połączyło już swój system finansowo-księgowy z KSeF lub przygotowuje się do tego.
Najmniej gotowe na nowe regulacje rządowe w zakresie księgowości są najmniejsze firmy, zatrudniające do 9 pracowników. Prawie połowa badanych mikroprzedsiębiorstw nie zrobiła nic w kierunku wdrożenia, a 20 proc. nie ma wiedzy w temacie reformy sposobu fakturowania.
Wyzwaniem technologia i koszty
Tak duża zmiana, jak wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur, wiąże się z obawami przedsiębiorców. Z drugiej edycji badania Webcon „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” wynika, że TOP największych wyzwań stojących przed firmami w związku z KSeF nie zmienił się względem I edycji badania. Największym wyzwaniem pozostaje dostosowanie procedur i narzędzi, z których korzysta firma w zakresie fakturowania. Wskazało na nie 44 proc. respondentów, o 2 p.p. więcej niż w 2022 roku. Na drugim miejscu badani obawiają się konieczności przeprowadzenia szkoleń dla pracowników związanych z reformą, a na trzecim – dodatkowych kosztów.
Co ciekawe, w kontekście największych wyzwań związanych z KSeF, wielkość organizacji niekoniecznie ma znaczenie. Niezależnie od tego, czy firma zatrudnia do 9 czy ponad 250 pracowników, największą obawą pozostaje dostosowanie narzędzi i procedur do nowych regulacji. W dużych firmach wskazało tak 47 proc., w mikro 42 proc.
Niepewność firm związana z dostosowaniem procesów do obowiązku KSeF wydaje się w pełni uzasadniona. Jest to zmiana, która dotyka wszystkich – zarówno organizacje, które nie wdrożyły jeszcze narzędzia do elektronicznego obiegu faktur, jak i firmy, które już korzystają z takich systemów. W pierwszym przypadku przedsiębiorców czeka wybór odpowiedniej platformy, wdrożenie i przeszkolenie pracowników. W drugim sprawdzenie, czy używany system jest lub będzie zintegrowany z KSeF, a jeśli nie, to szukanie innych rozwiązań. W każdym przypadku firmy staną przed trudną decyzją wyboru elastycznego narzędzia, które w przypadku późniejszych zmian regulacji pozwoli dostosowywać procesy na czas i bez dodatkowych kosztów – mówi Anna Puka z Webcon.
Metodologia badania: badanie Webcon „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” zostało zrealizowane przez Panel Badawczy Ariadna. Ankietowanych zostało 331 osób zarządzających przedsiębiorstwami lub zajmujących się księgowością i finansami. Badanie miało zasięg ogólnopolski. Struktura została dobrana według uśrednionego udziału w zatrudnieniu i PKB. Dane zebrano metodą CAWI w dniach 16-21 listopada 2023 roku.
