W biznesie istotne jest planowanie. To możliwe wyłącznie wtedy, kiedy przedsiębiorstwo ma dostęp do zaawansowanego oprogramowania komputerowego. Wykorzystując programy do zarządzania projektami i całym przedsiębiorstwem możesz swobodnie stworzyć wykres Gannta, przeanalizować efektywność pracy zespołów, a także zaplanować konkretne działania w celu terminowej realizacji założonych celów. Zobacz krótki poradnik i dowiedz się, w jaki sposób automatyzować realizację zadań w zespole.
Automatyzacja i optymalizacja procesów w zespołach rozproszonych – jak zrobić to dobrze?
Działania optymalizacyjne w związku z pracą zespołów projektowych to sposób na oszczędność czasu i eliminację błędów. Musisz tylko wybrać odpowiednie narzędzia oraz postawić na prostą komunikację w zespole. Bez tego nawet najlepsza technologia nie przyniesie oczekiwanych efektów.
Aby realnie usprawnić pracę zespołów rozproszonych w firmie:
- Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami – tutaj przyda się dobry program do zarządzania projektami, który pozwoli przydzielać zadania, dodawać terminy realizacji, a także kontrolować statusy.
- Automatyzuj powtarzalne zadania – to łatwy sposób na optymalizację kosztów operacyjnych w przedsiębiorstwie.
- Mierz efektywność zespołów – tylko poprzez analitykę czasu pracy wykryjesz ewentualne nieprawidłowości i opracujesz plan, którego celem będzie usprawnienie wszystkich jednostek rozproszonych w firmie.
Czym właściwie jest wykres Gantta i do czego służy?
Praktycznie mówiąc, wykres Gantta to poziomy wykres (najczęściej słupkowy), który pozwala na wizualne przedstawienie harmonogramu prac związanych z projektami, a także powiązanymi z nim projektami.
Realnie wykres Gantta możesz wykorzystać do:
- koordynacji pracy zespołów;
- monitorowania postępów prac;
- optymalizacji działania w celu uniknięcia opóźnień;
- usprawnienia komunikacji wewnątrz zespołowej.
Tworząc taki wykres, możesz dowiedzieć się, jaki jest cykl życia projektu, a także łatwiej zoptymalizujesz działania, np. w celu zredukowania kosztów operacyjnych.
Jak stworzyć przejrzysty wykres Gantta?
Wbrew pozorom to nie takie trudne. Wystarczy, że dokładnie wiesz, jakie dane chcesz zgromadzić do analizy. W tym przypadku potrzebujesz: podzielić projekt na określone cele i etapy, ustalić czas trwania całego projektu i poszczególnych zleceń, zebrać informacje dotyczące prowadzonych działań.
Budowę wykresu rozpocznij od:
- Stworzenia WBS projektu (Work Breakdown Structure). To przedstawienie głównych faz i etapów projektu oraz zadań, które są do zrealizowania. W tym przypadku warto określić tzw. kamienie milowe dla projektu.
- Oszacuj czas trwania poszczególnych zadań wraz ze wskazaniem na deadline ich realizacji.
- Następnie opracuj logiczne relacje pomiędzy poszczególnymi procesami, zadaniami i etapami działań.
Do stworzenia wykresu Gantta możesz wykorzystać zaawansowane oprogramowanie komputerowe, jak np. FlexiProject. W ten sposób łatwo będziesz monitorować przebieg projektów z graficznym przedstawieniem informacji. Gotowy wykres stworzysz w maksymalnie kilka minut – wystarczy, że wybierzesz interesujące Cię dane wejściowe.
