Zarządzanie w dowolnym obszarze jest czynnością złożoną, ale jak pokazuje praktyka 30-70% z nich wiąże się z udziałem w projektach. Rzeczywiście, dość duża część nowoczesnego biznesu w Polsce i na świecie jest zorientowana na projekty. Projekty nie są już zbiorem dokumentacji technicznej i kosztorysów, ale poważnymi działaniami, które mają na celu realizację indywidualnych celów firmy.
Na czym polega zarządzanie projektami?
Sukces całego przedsięwzięcia zależy od umiejętności realizacji projektu w firmie. W związku z tym zarządzanie projektami staje się pilnym i ważnym tematem dla menedżerów na każdym szczeblu. Co to jest projekt i zarządzanie projektami?
Projekt to rodzaj wydarzenia (lub procesu) o jasno zdefiniowanych zasadach, którego celem jest stworzenie unikalnego produktu lub uzyskanie jakichś innowacyjnych rezultatów. W biznesie cel projektu często nazywany jest rozwiązaniem określonych problemów. W związku z tym zarządzanie projektami jest specyficzną czynnością, której celem jest realizacja wszystkich zadań postawionych w projekcie. W tym celu stosuje się maksymalny wysiłek, wiedzę, doświadczenie, techniki i narzędzia.
Same projekty są integralną częścią prawdziwego życia każdego przedsiębiorstwa. Każda firma ma własną strategię rozwoju i generowane przez siebie cele, które są formowane w osobne projekty. Ważne jest, aby zrozumieć, czym różnią się one od codziennych czynności w firmie. Po pierwsze, fakt, że każdy projekt ma swój własny, niepowtarzalny cel i ograniczenia czasowe na jego osiągnięcie.
W codziennych czynnościach cel się powtarza, podobnie jak terminy. Po drugie, projekt zwykle kończy się, gdy osiąga zamierzony cel. Codzienne czynności są nieskończone, a ich celem jest zapewnienie płynnego funkcjonowania firmy.
Zarządzanie projektami po prostu pomaga szybko i skutecznie osiągnąć wyznaczone cele. Ponadto w tym procesie powstaje cały system kompleksów, które można wykorzystać do ogólnych celów firmy, a także opracowywany jest schemat właściwej dystrybucji zasobów.
Jak zarządzać projektem?
Pozornie złożony system zarządzania projektami obejmuje szereg następujących po sobie działań: tworzenie wymagań dla projektu, wyznaczanie najbardziej jasnych i zrozumiałych celów, instalacja i realizacja komunikacji pomiędzy stronami zaangażowanymi w projekt.
A także, równoważenie ograniczeń projektu: w szczególności budżetu, zasobów, ryzyka, terminów, jakości. Ważna jest komunikacja z zespołem z uwzględnieniem jego potrzeb i dostosowywanie istniejących planów zgodnie z otrzymanym materiałem.
Wszystkie te działania są podzielone na oddzielne etapy: rozpoczęcie projektu, planowanie, wykonanie i kontrola, zakończenie. To staranne planowanie, organizacja zadań i elementów projektu, zapewnienie niezbędnych zasobów i kontrola skuteczności wybranej strategii, to najważniejsze, co idzie w zarządzanie projektem z perspektywą osiągnięcia wyznaczonego celu. Rozpoczęcie projektu to rodzaj zaznajomienia się z projektem. Jego istota i cele są określone, powstaje odpowiedni do tego zespół.
Planowanie jest najważniejszą częścią zarządzania projektami. Trudność polega na tym, że na tym etapie wszystkie działania, które zespół musi podjąć, aby osiągnąć wyznaczony cel, są dokładnie określone. Aby to zrobić, projekt jest wstępnie podzielony na części i zestaw małych zadań.
Tworzony jest określony harmonogram prac, w którym ustalane są terminy realizacji każdego z zadań. Opracowywana jest również lista wymaganych zasobów. Jednocześnie planowanie obejmuje okresowe korekty, ponieważ w trakcie pracy ciągle pojawiają się nowe niuanse i ujawniają się pewne pułapki projektu.
Wykonanie i kontrola to etap, który należy przeplatać z poprzednim. W idealnym systemie zarządzania projektami wszystko wygląda tak: wyznaczanie zadania, wykonanie, monitorowanie, wprowadza niezbędnych poprawek do planu, wyznaczanie kolejnych zadanie itd.
Zakończenie projektu polega na przeprowadzaniu kontroli wykonanej pracy i konieczne jest zapisanie danych początkowych, instrukcji i przepisów. Jest to konieczne, aby nawet nowa osoba w zespole mogła dowiedzieć się, co i jak robiła przed nim.
 |
Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center |
Jeden komentarz
Dodaj odpowiedź