Podobnie jak ryba, która zaczyna psuć się od głowy, tak problemy w firmie często zaczynają się od nieprawidłowo prowadzonej księgowości. Chociaż w przypadku małych, rodzinnych przedsiębiorstw nieporządek w finansach może wydawać się problemem łatwym do szybkiego rozwiązania, dla większych organizacji, w tym tych notowanych na giełdzie, skutki mogą być znacznie poważniejsze. Nieefektywne zarządzanie finansami codziennie generuje dodatkowe koszty i straty czasu na naprawę tych samych błędów, które mogłyby być inwestowane w rozwój firmy. Ponadto, niepewność co do dokładności rozliczeń i wysoka rotacja pracowników to kolejne problemy, z którymi zmaga się wiele przedsiębiorstw.
Jednakże, odpowiedzią na te wyzwania może być outsourcing księgowości. Korzystanie z usług zewnętrznych firm, specjalizujących się w obszarach takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługa kadr i płac czy przygotowywanie sprawozdań finansowych, stanowi kluczowe wsparcie dla przedsiębiorców w 2024 roku.
W dobie konieczności radzenia sobie ze skutkami pandemii Covid-19, nowymi wyzwaniami ekonomicznymi, jak inflacja i wysokie stopy procentowe, oraz potrzebą dostosowania się do ciągle zmieniającego prawa handlowego i podatkowego oraz oczekiwań klientów, przedsiębiorstwa w naszym kraju codziennie stają przed wieloma wyzwaniami. Outsourcing księgowości oferuje wsparcie finansowe i ekspercką wiedzę, będąc cennym zasobem dla każdego rodzaju biznesu, niezależnie od wielkości czy branży.
Spis treści:
1. Oszczędność czasu i pieniędzy
Uwolnienie zasobów i pełnego potencjału biznesowego firmy Obsługa firmowych finansów, akt pracowniczych z rozliczaniem podatku dochodowego, urlopów i zwolnień lekarskich na czele – to ważne zadania. Ich prawidłowy obieg gwarantuje prawidłowe funkcjonowanie firmy – ale nie ukrywajmy – w praktyce sprowadzają się do powtarzalnych, „mechanicznych” działań.
Zlecenie firmie zewnętrznej prowadzenia księgowości oraz kadr i płac pozwala uwolnić zasoby w danym przedsiębiorstwie, czyli jest zupełnie inaczej, niż wydaje się tym, którzy są przeciwni outsourcingowi księgowości.
Na skorzystanie z takiej usługi nie należy patrzeć jak na zwiększenie firmowych kosztów, a jak na zadbanie o efektywność procesów i inwestycję, która w dłuższym czasie może prowadzić wręcz do zwiększenia przychodów. Im większy jest biznes, im więcej posiada klientów, partnerów biznesowych oraz pracowników, tym procedury związane z rachunkowością i obiegiem dokumentacji pracowniczej zajmują więcej czasu. Można je poddać automatyzacji i zadbać o to, aby to zewnętrzny, doświadczony ekspert był za nie odpowiedzialny.
Dzięki skorzystaniu z pomocy profesjonalnej firmy świadczącej usługi z obszaru outsourcingu księgowości, można skupić się na tym, co jest dla przedsiębiorcy najważniejsze – czyli na prowadzeniu firmy, a nie na ciągłej weryfikacji poprawności realizacji zdań księgowych – komentuje Michał Pik, ekspert Ground Frost. A jeżeli mowa o mniejszej firmie, która w dodatku od niedawna zaczęła działać na rynku i nie stać jej na stworzenie etatu dla księgowej (to kwestia nie tylko pensji, ale również świadczeń socjalnych, dodatkowych podatków i koszt związany ze szkoleniami), to skorzystanie z outsourcingu księgowości będzie najlepszym rozwiązaniem, bo pozwoli w znaczny sposób ograniczyć koszty. Oszczędności wynikają również z faktu, że nie trzeba inwestować niezbędne programy i narzędzia wykorzystywane w księgowości – zapewni je zewnętrzny ekspert.
2. Uzupełnienie kompetencji księgowej
Albo własny zespół księgowy, albo postawienie na outsourcing księgowości. Kwestia dotycząca zarządzaniem firmowymi finansami nie musi sprowadzać się do takiego wyboru. Skorzystanie z zewnętrznego wsparcia w zakresie obsługi księgowości oraz kadr i płac (kwestie osobowe/pracownicze są ściśle związane z księgowością), nie musi oznaczać zwolnienia zaufanej księgowej, pracującej w firmie od wielu lat. Chodzi raczej o uzupełnienie kompetencji, które są potrzebne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Poza tym, w przypadku większych biznesów, z rozbudowaną strukturą finansową i kadrową zatrudnienie jednej księgowej na etacie, to opieranie się na doświadczeniu i wiedzy tylko jednej osoby – nawet jeżeli jest bardzo rozległa, to jednak jest ograniczona.
Współpracując z firmą, która oferuje profesjonalne usługi w zakresie księgowości oraz obsługi kadr i płac, można mieć do dyspozycji wielu fachowców jednocześnie, który posiadają know-how w różnych obszarach, wiedzą, jakiego wsparcia potrzebuje przedsiębiorstwo działające w konkretnej branży. Takie osoby mają również wszelkie kompetencje, by nadążać za rozwojem biznesu. Jeżeli dana firma znacznie urosła w ciągu ostatnich kilku lat i co więcej – np. weszła na giełdę, ma większe potrzeby w obszarze księgowości niż wcześniej.
Dotychczasowa pomoc dokładnego i sumiennego księgowego może po prostu nie być wystarczająca, bo nie dysponuje on kompetencjami, koniecznymi, aby zagwarantować sprawną obsługę w nowych realiach – dodaje Michał Pik, ekspert Ground Frost.
3. Eliminacja błędów w księgowości
Fakturowanie, prowadzenie rachunkowości zgodnej z Międzynarodowymi Standardami
Sprawozdawczości Finansowej, właściwe rozliczanie pracy zespołu – osoba zarządzająca firmą, nie musi być ekspertem w tych kwestiach. Co więcej, nie są muszą nimi być również osoby, które w danej firmie docelowo mają zajmować się obsługą księgowości i kadr, jeżeli nie uzupełniają swojej nie wiedzy i nie są na bieżącą ze wszystkimi zmianami w prawie.
Zatrudnienie zewnętrznych specjalistów, którzy będą dbać o to, by księgowość była prowadzona bez błędów i wedle koniecznych standardów, eliminuje taką konieczność. Posiadają oni niezbędną wiedzę (cały czas uaktualnianą), know-how oraz dostęp do najnowszych zmian w obszarze finansów. Dzięki wsparciu takich fachowców pomyłki w księgowości można ograniczyć do statystycznego minimum.
Skorzystanie z outsourcingu księgowości i zlecenie ekspertom obsługi rachunkowości finansowej, zarządczej, controllingu kosztów to sposób na eliminację błędów w księgowości i ryzyka biznesowego w ogóle, ale to również recepta na regularność, stabilność i „przewidywalność”, których sprawy księgowe wymagają – zaznacza Michał Pik, ekspert Ground
A co wtedy, gdy takie błędy miały miejsce wcześniej? Firma, której zleci się zadania z obszaru księgowości, może również przeprowadzić audyt dotychczasowych działań z zakresu zarządzania firmowymi finansami. Gdy nie ma pewności, czy w danym przedsiębiorstwie rozliczenia podatkowe prowadzone są zgodnie ze sztuką i prawem, wszystkie wydatki księgowane prawidłowo i nie ma miejsc, w których gotówka ucieka z firmy, warto skorzystać z pomocy doświadczonych, zewnętrznych ekspertów, którzy przeprowadzą audyt i dadzą wszystkie odpowiedzi. Pomogą także wykryć ewentualne nadużycia finansowe, które mogą wynikać ze nieznajomości regulacji lub niestety i tak się zdarza – celowych działań.
4. Spełnienie wymogów związanych z MSSF (i nie tylko!)
Wszystkie grupy kapitałowe notowane na giełdzie muszą sporządzać skonsolidowane sprawozdania finansowe zgodne z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej. Potrafią być one zmorą nawet doświadczonej księgowej, ponieważ budzą wiele wątpliwości i wymagają odpowiedniej interpretacji. Skorzystanie ze wsparcia firmy zajmującej się outsourcingiem księgowości pozwala nie tylko uzyskać wszelkie odpowiedzi na pytania związane z praktycznymi aspektami raportowania zgodnego z MSSF. Może ona przejąć konkretne zadania związane z tym obszarem, np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, przygotowywanie jednostkowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych oraz raportów giełdowych – generalnie prowadzenie pełnej księgowości zgodnej z MSSF.
Także niektóre zapisy naszej ustawy o rachunkowości potrafią być zawiłe i stanowić istotne wyzwanie, nawet dla naprawdę kompetentnego księgowego. Warto więc skorzystać z dodatkowego wsparcia, by nie narażać się na powstanie błędów, których korygowanie nie tylko zajmie czas, ale również być może będzie się wiązać z kolejnymi wydatkami. Złożoność procesów rachunkowych, podatkowych, sprawozdawczych, częste zmiany przepisów – te problemy nie są zmartwieniem, kiedy posiada się zaufanego partnera w biznesie – profesjonalną firmę zajmującą się outsourcingiem księgowości – podpowiada Michał Pik, ekspert Ground Frost.
5. Wsparcie w pozyskiwaniu finansów i rozwoju firmy
Firmie zajmującej się outsourcingiem usług księgowych można zlecić nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kadr i płac, ale również powierzyć kompleksowe zajęcie się finansami przedsiębiorstwa. Obejmuje to również wsparcie w pozyskiwaniu kredytów, dotacji i innych źródeł finansowania – możliwości, dzięki którym dana firma będzie się rozwijać. Chodzi o spojrzenie na księgowość i finanse firmy w sposób kompletny, dzięki któremu nie zostanie przegapiona ważna szansa biznesowa.
Jak dodaje Michał Pik: Warto pomyśleć o outsourcingu księgowości i traktować takie wsparcie jak istotny element strategii rozwoju biznesu szczególnie wtedy, gdy firma planuje ekspansję, wprowadzenie na rynek nowych produktów, szykuje się do wejścia na giełdę, itp.
Podsumowując, profesjonalna firma zajmująca się outsourcingiem księgowości może stać się przyjacielem każdego biznesu:
- jednoosobowej działalności gospodarczej – początkującego przedsiębiorcy, który dopiero wkracza w świat biznesu, nie zna się na kwestiach związanych z księgowością, a potrzebuje wsparcia w tym obszarze,
- przedsiębiorstwa z sektora MŚP – które chce ograniczyć koszty związane z zatrudnieniem „własnego” zespołu księgowego,
- startupu – firmy, która jak każdy inny podmiot ma pewne obowiązki księgowe w związku z funkcjonowaniem na rynku, ale nie jest zainteresowany inwestowaniem we własną księgowość,
- dużej firmy, spółki giełdowej z rozbudowaną strukturą finansową – która potrzebuje rozległego i specjalistycznego wsparcia w prowadzeniu rachunkowości, zgodnej z MSSF i innymi regulacjami, regularnego przygotowywania raportów finansowych, itp.
