Tylko skuteczne zarządzanie projektami w firmie pozwala maksymalnie wykorzystać możliwości zespołu, działać efektywnie i rozwijać swoje przedsiębiorstwo. Jak w takim razie działać skutecznie? Najlepiej, wybierając odpowiednią metodę. Najpopularniejsze rozwiązania to obecnie dwie metodyki systemu Agile, czyli Scrum i Kanban, a także metodyka Waterfall.
Spis treści:
Skuteczne zarządzanie projektami w firmie – jak o nie zadbać?
Nie ma jednej, niezawodnej recepty na idealne zarządzanie pracą w przedsiębiorstwie. Powód jest prosty – różne branże i różne zespoły mogą mieć zupełnie inne potrzeby i możliwości. Z tego względu nie należy wybierać tego rozwiązania, które jest najpopularniejsze albo wykorzystywane przez znane przedsiębiorstwa.
Lepiej zastanowić się nad własnymi celami, potrzebami i specyfiką branży i w oparciu o te czynniki wybrać najlepsze rozwiązanie. Właśnie dlatego u niektórych najlepiej będzie sprawdzał się Kanban pozostawiający najwięcej swobody, a w innej firmie najlepsze efekty osiągnie się przy metodyce Waterfall, która nie stwarza pola do wprowadzania częstych zmian.
Agile – nowe podejście do prowadzenia biznesu
Agile to wprawdzie nie metodologia, a raczej sposób myślenia o wykonywaniu projektów i pracy w zespole. Trzeba jednak wspomnieć o tym pojęciu przede wszystkim dlatego, że to właśnie w skład Agile wchodzą takie metodyki jak Scrub i Kanban. Co więcej, czasami nawet Agile i Scrum błędnie traktowane są jako synonimy.
Planowanie projektów metodą Agile nawiązuje do 4 głównych wartości. Przede wszystkim ważniejsze jest działające oprogramowanie (lub produkt czy usługa), a nie skrupulatna dokumentacja. Ponad narzędzia i procesy stawia się też ludzi i interakcje. Duże znaczenie ma również współpraca z klientem i reagowanie na zmiany.
Agile jest więc dalekie od stałych, niezmiennych struktur. Zakłada, że raz ustalony plan długofalowego projektu nie powinien obowiązywać na zawsze. Wręcz przeciwnie – można być pewnym, że pojawią się pewne szczególne okoliczności czy choćby feedback od klienta, który sprawi, że konieczne będzie wdrożenie zmian. Zamiast więc na siłę trwać w nieskutecznych, pierwotnych założeniach, zespół dostosowuje się do nowych okoliczności, a to z kolei wpływa na jego efektywność.
Metodyka Scrum
Skoro wiadomo już, na jakich założeniach opiera się Agile, to można przejść już do metodyki Scrum. To sposób zarządzania projektami w firmie chętnie wykorzystywany przede wszystkim w branży IT.
Scrum zakłada, że duży projekt należy dzielić na małe odcinki czasowe, tak zwane Sprinty, które trwają 2-4 tygodnie. Na czas Sprintu wyznacza się konkretne zadania dla członków zespołu. Robi się to, biorąc pod uwagę priorytety. W tzw. Backlogu Sprintu, czyli liście zadań do wykonania w ramach tego odcinka czasowego, powinny się więc znaleźć te zadania, które mają największy priorytet.
Każdego dnia zespół spotyka się też na krótkim Daily, czyli spotkaniu przeznaczonym do omówienia bieżących prac nad zadaniem i ewentualnych przeszkód. Cechą charakterystyczną Scrum jest także istnienie konkretnych ról – przede wszystkim Product Ownera i Scrum Mastera.
Może się wydawać, że Scrum stoi w sprzeczności do Agile, który zakłada przecież reagowanie na zmiany. Jest jednak wręcz przeciwnie. Sprinty trwają na tyle krótko, by przez ten czas zespół mógł się skupić na wyznaczonych mu zadaniach. Potem jednak następuje czas na podsumowanie Sprintu i zaplanowanie dalszych działań. Można więc wyciągnąć odpowiednie wnioski, zmienić sposób pracy nad projektem, inaczej ustalić priorytety albo dodać do kolejnego Sprintu zupełnie nowe zadanie.
Metodyka Kanban
Zarządzanie projektami w firmie przy pomocy Scrum może przynieść świetne efekty. Czasami jednak struktura ta jest zbędna albo zupełnie nie odpowiada bieżącym potrzebom. Właśnie dlatego niektóre przedsiębiorstwa sięgają po alternatywę – Kanban.
To system, w którym nie ma ścisłej struktury. Wszystko opiera się na ciągłym udoskonalaniu i dokładnej znajomości zadań zaplanowanych, w toku i tych już zakończonych. Cechą charakterystyczną jest tu tablica, na której rozpisywane są zadania. Każdy widzi więc, nad czym pracują członkowie zespołu, ile pracy im zostało i na tej podstawie mogą podjąć decyzję na temat własnych działań.
Kanban świetnie sprawdza się w takich przedsiębiorstwach, w których praca jednej osoby lub zespołu zależy od efektywności innych grup. Ta metoda znana jest zresztą przede wszystkim dzięki historii firmy Toyota, w której wprowadzono metodykę Kanban, by wyeliminować problemy z przestojami i nadmiarem produkcji niektórych części samochodowych.
Wiedząc dokładnie, na jakim etapie znajdują się inne osoby również odpowiadające za produkcję części do auta, inny pracownik mógł decydować o swoich działaniach tak, by nie doprowadzić zarówno do nadwyżek, jak i do braków.
Kanban stwarza ogromne możliwości tam, gdzie stawia się na rozwój, usprawnianie procesów i współdziałanie poszczególnych osób. Tablica kanbanowa nieraz wykorzystywana jest także do planowania prywatnych celów.
Metodyka Waterfall
W opozycji do dwóch wyżej opisanych rozwiązań stoi metodyka Waterfall. O ile Agile i wywodzący się z niego Scrum oraz Kanban zakładają stawianie działającego produktu ponad dokumentację i dostosowywanie się do zmian zamiast ścisłej struktury, Waterfall wychodzi z zupełnie odwrotnego założenia.
To system, w którym projekt planowany jest na samym początku całościowo i to wraz z deadlinem oraz budżetem. Prace dzieli się na poszczególne etapy, przez które należy przejść kaskadowo. Dopiero gdy wykona się prace pozwalające uznać, że spełniło się kryterium A, można przejść do pracą nad częścią B itd.
Ze względu na działanie kaskadowe konieczna jest więc ścisła dokumentacja, żeby zespół dokładnie wiedział, kiedy może uznać dany cel za zrealizowany i kiedy da się stwierdzić, że cały projekt został zakończony.
I choć Waterfall może wydawać się przestarzały i mniej praktyczny niż Agile, to w wielu branżach sprawdzi się znacznie lepiej. Z Waterfall chętnie korzysta m.in. branża produkcyjna, w której ważniejsze jest skrupulatne działanie według konkretnej sekwencji, a nie ogromne możliwości wprowadzania zmian. Właśnie dlatego nie warto z góry odrzucać Waterfall, tylko z uwagi na fakt, że teraz tak wiele przedsiębiorstw sięga po Scrum lub Kanban.
Zobacz też:
O czym powinna pamiętać każda firma, tworząc strategię marki?
Logo to ważny element marki. Jak przygotować je samodzielnie?
Brief marketingowy – czemu jest tak ważny i jak prawidłowo go przygotować?
