Zarządzanie dokumentacją stanowi jeden z kluczowych obszarów działalności biznesowej każdej firmy. Współcześni przedsiębiorcy mają do dyspozycji nowoczesne rozwiązania, która znacznie ułatwiają im codzienną pracę z dokumentacją, pozwalając bardziej skupić się na realizacji celów biznesowych niż procesowaniu samych dokumentów. Kluczowym narzędziem, w które zainwestować powinna każda świadoma firma, jest system zarządzania dokumentami, który pozwala na poprawę jakości i wydajności pracy z dokumentacją biznesową.
Czym jest system zarządzania dokumentami?
Pod pojęciem systemów zarządzania dokumentami (z ang. Docuement Management System, DMS) kryje się klasa dedykowanych użytkownikom biznesowym narzędzi informatycznych, których głównym zadaniem jest digitalizowanie, optymalizowanie, przechowywanie i przetwarzanie dokumentów generowanych oraz przyjmowanych z zewnąrz przez firmy i organizacje. Stanowią one cenne narzędzia umożliwiające firmie skuteczne wcielenie w życie założeń elektronicznego obiegu dokumentów oraz zarządzanie dokumentacją biznesową w dobrze zorganizowany, nowoczesny i zgodny ze współczesnymi standardami sposób.
Nowoczesny, wysokiej klasy system zarządzania dokumentami jest rozbudowanym narzędziem informatycznym o bardzo szerokiej i złożonej funkcjonalności, które może obsługiwać masowe ilości dokumentacji. Za jego pomocą możliwe jest m. in. rejestrowanie, porządkowanie oraz klasyfikowanie dokumentów, zarządzanie obiegami dokumentacji (workflow) i dostępem do poszczególnych plików, archiwizacja dokumentów, przechowywanie zasobów w cyfrowym archiwum i wiele innych. Wybrane rozwiązania informatyczne mogą zostać w prosty sposób zintegrowane z systemami do automatyzacji procesów biznesowych (BPA), systemami workflow oraz innymi narzędziami informatycznymi już wdrożonymi w ekosystemie informatycznym przedsiębiorstwa.
Dlaczego warto rozważyć wdrożenie systemu zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami jest niezbędnym narzędziem informatycznym dla każdej firmy, która rozważa przejście na elektroniczny obieg dokumentów. Podjęcie takiej decyzji pozwala znacząco usprawnić pracę oraz wprowadzić przedsiębiorstwo na ścieżkę cyfrowej transformacji, która stanowi swoiste „być albo nie być” dla świadomych, dążących do dynamicznego rozwoju swoich działalności firm. System klasy DMS przynosi firmie liczne korzyści, wśród których warto wymienić oszczędność czasu, pieniędzy, energii pracowników, podniesienie poziomu bezpieczeństwa danych oraz przyspieszenie i podniesienie jakości decyzji.
Nowoczesne oprogramowanie klasy DMS posiada rozbudowaną funkcjonalność, którą dodatkowo wzbogacają takie innowacje, jak np. elementy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, OCR, robotyzacji procesów biznesowych (RPA), podpis cyfrowy oraz wiele innych technologii i mechanizmów przydatnych współczesnym biznesom w dobie cyfrowej transformacji. Poszukując prawdziwie innowacyjnego, przyszłościowego systemu zarządzania dokumentami, warto zwrócić uwagę na platformy low-code – nowoczesne oprogramowanie, które skutecznie łączy w sobie kompleksową i rozbudowaną funkcjonalność w zakresie zarządzania dokumentami z rozwiązaniami z zakresu automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych – wszystko to bez kodowania lub z minimalnym jego zastosowaniem tam, gdzie jest to uzasadnione technologicznie lub ekonomicznie.
