Doba każdego przedsiębiorcy jest tak samo długa. Od tego, jak wykorzysta czas zależy jednak sukces firmy. Skuteczne zarządzanie czasem jest niezbędne do rozwoju biznesu i wzrostu zarobków. Wiele osób ma jednak problemy z właściwym planowaniem, koncentracją czy osiąganiem celów zawodowych.
Spis treści:
Dlaczego tak trudno jest skutecznie zarządzać czasem?
Nieraz pojawiają się chęci, by dokonać zmian w organizacji swojej pracy, zwiększyć efektywność i poprawić wyniki. Jedną z rzeczy utrudniających skuteczne zarządzanie czasem są jednak słabe umiejętności planowania. Bez planu czy ze złym planem trudno bowiem oczekiwać zadowalających efektów. Jak więc sprawić, by organizacja pracy rzeczywiście była skuteczna? Pod uwagę należy wziąć kilka kwestii:
- Ważne są nie tylko codzienne czynności, ale i szersza perspektywa. Przy planowaniu zawsze warto określać duże cele – roczne czy miesięczne. Dzięki temu łatwiej planować nie tylko zadania do wykonania z dnia na dzień, ale powoli dążyć do osiągnięcia konkretnych, bardziej ambitnych założeń.
- Duże cele warto dzielić na mniejsze grupy. Dzięki temu łatwiej mierzyć efekty, a żadne zadanie nie wydaje się przytłaczające.
- Nie zawsze udaje się wykonać plan w stu procentach. Właśnie dlatego tak ważne jest ustalanie priorytetów. Najlepiej zrobić to przy pomocy siatki Covey.
Ustalanie priorytetów to podstawa
Każde z zadań ma swój deadline. Dotyczy to zarówno tych priorytetowych, jak i tych mniej ważnych. A to oznacza, że podzielenie celów na te priorytetowe i mniej ważne nie wystarczy. Znacznie lepiej sprawdzi się podział na cztery grupy zgodnie z kwadratem Covey. W odpowiednią ćwiartkę wpisywane są wówczas konkretne zadania. Podział układa się następująco:
- Zadania ważne i pilne
- Zadania mniej ważne i pilne
- Zadania mniej ważne i mniej pilne
- Zadania ważne i mniej pilne.
Cele określone metodą SMART
Niemal w każdym artykule na temat tego, jak skutecznie zarządzać czasem pojawia się wzmianka o metodzie SMART. I nic dziwnego, bo opiera się ona na prostym, ale ważnym założeniu. Wyznaczane cele musza spełniać 5 wymagań: być skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Opisywanie celów według tych zasad pozwala łatwiej mierzyć wyniki i w prosty sposób ustalać, jak je osiągnąć. Warto przy tym zaznaczyć, że jednocześnie muszą to być cele, które przyniosą realny zysk firmie. Łatwo bowiem popaść w pułapkę wyznaczania sobie zupełnie nieistotnych celów według metody SMART dla samego poczucia realizowania kolejnych zadań.
A co z brakiem motywacji?
Często brak produktywności czy odkładanie obowiązków na później tłumaczone jest brakiem motywacji. Oczywiście łatwiej pracować, gdy z pasją podchodzi się do realizacji kolejnych zadań. Motywacja na dłuższą metę jednak wcale się nie sprawdza. Znacznie ważniejsze jest coś innego – samodyscyplina. To właśnie ona pomaga dążyć do wykonania wszystkich zaplanowanych projektów. Skuteczne zarządzanie czasem nie powinno więc opierać się na motywacji. O wiele lepsze efekty przyniesie ustalenie rutyny i konsekwentne trzymanie się planu. Na początku może być to trudne, ale z czasem wejdzie w nawyk.
Pułapka wygórowanych oczekiwań
Jest jeszcze jeden duży problem stojący na drodze skutecznemu zarządzaniu czasem. Wiele osób popada w pułapkę zbyt optymistycznego myślenia o swojej produktywności czy zadaniach do wykonania. Pod koniec dnia okazuje się, że zadania, które miały zając 8 godzin tak naprawdę zajęły 12 albo po prostu nie starczyło czasu, by je wykonać. Jak to zmienić, by plan pracy rzeczywiście był realny?
- Na liście zadań powinny się znaleźć cele, które teoretycznie nie pochłoną całego dnia pracy. Jeśli rzeczywiście po wykonaniu ostatniego zadania wciąż pozostanie kilka godzin czy minut, można zająć się kolejną kwestią. To znacznie lepsze niż codzienne sporządzanie listy, której nie da się w pełni zrealizować
- Warto monitorować swoją pracę. Planując rano zadania, można zapisać z boku orientacyjny czas na ich wykonanie, a później to weryfikować. Z czasem zyska się większą świadomość i łatwiej będzie ustalać realne ramy czasowe, a więc także – skuteczniej planować.
Dlaczego skuteczne zarządzanie czasem jest tak ważne?
Na koniec warto jeszcze wspomnieć, czemu warto pracować nad skutecznym zarządzaniem czasem. Powodów jest co najmniej kilka:
- Brak organizacji to pośpiech. A pośpiech wiąże się z nerwowością, niedokładnym wykonywaniem zadań i często późniejszą koniecznością szukania i poprawiania popełnionych błędów
- Bez organizacji łatwo o niską produktywność. Trudno bowiem wyznaczyć odpowiednie priorytety i realizować zadania
- Brak planu sprawia także, że nie sposób ocenić, jak bardzo napięty jest grafik. To często prowadzi do brania na siebie za dużo, ciągłej pogoni za terminami i życia w wiecznym spóźnieniu
- Wszystkie powyższe kwestie przekładają się na niezadowolenie – zarówno przedsiębiorcy, jak i jego klientów.
Zobacz też: 5 kroków do lepszej organizacji czasu przedsiębiorcy
