W okresie wakacyjnym wielu pracowników doświadcza problemu z utrzymaniem koncentracji i efektywności pracy. Olga Dura-Nowicka, przedstawicielka firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w dziedzinie HR, podaje sposoby, jakie menedżer może zastosować, aby zminimalizować lub wyeliminować ten problem.
W trakcie wakacji spadek wydajności w pracy może mieć różne podłoża. Pracownicy mogą czuć się wyczerpani po całym roku pracy, zwłaszcza jeśli zazwyczaj korzystają z urlopu w tym samym czasie co inni. Mogą odczuwać zmęczenie fizyczne, irytację i z utęsknieniem odliczać dni do urlopu, co utrudnia im skoncentrowanie się na zadaniach służbowych. Aby ułatwić im tę sytuację, menedżer może zaoferować większą elastyczność, na przykład w zakresie godzin pracy lub jej formy, a nie koniecznie redukcję obowiązków czy zadań. W niektórych przypadkach praca zdalna może być bardziej odpowiednia.
Nowoczesny menedżer dysponuje narzędziami analitycznymi, takimi jak portale pracownicze, które umożliwiają mu śledzenie, jak długo pracownik nie korzystał z urlopu i kiedy planuje go wziąć. Pozwala to na lepsze zarządzanie czasem pracy danego pracownika i ułatwienie mu dotrwania do zasłużonego wypoczynku.
Czasem jednak zdarza się tak, że rozdrażnienie pracownika w okresie wakacyjnym wynika z przeciążenia. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy osoba będąca w pracy, musi przejąć też część obowiązków osoby lub osób, które są na urlopie. Menedżer musi mieć tego świadomość i dodatkowo nie obciążać tej osoby kolejnymi zadaniami, lecz przeciwnie – w miarę możliwości zapewniać jej wsparcie.
Warto też przeanalizować sposób planowania urlopów – być może wystarczyłoby inaczej rozłożyć wolne poszczególnych pracowników, aby nie obciążyć nadmiernie jednej osoby. Polecam moduły w portalach pracowniczych, które pozwalają planować urlopy – widać na nich „wąskie urlopowe gardła” już na etapie planowania wolnego. Dzięki temu menedżer może szybciej zareagować, nie dopuszczając do niedoboru pracowników w czasie wakacji i do nierównomiernego rozłożenia obowiązków.
Być może dobrym rozwiązaniem, stosowanym na przykład przez firmy produkcyjne, jest jednoczesny urlop wszystkich osób w firmie. Wówczas problem ewentualnych przeciążeń wynikających z cudzych urlopów po prostu nie istnieje.
Jeśli zaś chodzi o metody motywacji w czasie wakacji, to z pewnością sprawdzają się spotkania i wyjazdy integracyjne, zebrania oraz burze mózgów na łonie natury. Warto rozważyć wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy w biurze i jednego dnia pracy zdalnej (najczęściej poniedziałku lub piątku jako „przedłużenia” weekendu). Niezbędna jest też konsekwentnie prowadzona polityka informacyjna – im lepiej zespół będzie poinformowany o tym, kto jest na urlopie, w jakim czasie i kto daną osobę zastępuje w czasie absencji, tym łatwiej będzie zorganizować pracę w całej firmie.
Można też wprowadzić letnie benefity: napoje chłodzące, owoce, ale również zajęcia, które odprężają i dodają energii, na przykład poranne ćwiczenia na trawie. Uczestnicy będą się lepiej czuć i mieć więcej zapału do pracy, poprawić się też może atmosfera w zespole. Takie zajęcia pomagają również zniwelować zmęczenie. To ważne, ponieważ przewlekłe zmęczenie to pierwszy krok w kierunku wypalenia zawodowego.
