Liczba odwołanych eventów, spotkań i konferencji rośnie razem z odsetkiem zakażeń coronavirusem (Covid-19). Wirus ma wpływ nie tylko na ludzkie zdrowie i życie, ale również na biznes. W związku z tym Agencja Bluecloud Interactive podjęła wiele kroków by zminimalizować możliwość przenoszenia coronavirusa i dzieli się swoim doświadczeniem z wprowadzenia zarządzania kryzysowego w praktyce. Dzisiaj firma podjęła decyzję o całkowitym przeniesieniu swoich pracowników na pracę zdalną.
Najważniejsze kwestie w celu wdrożenia pracy zdalnej:
- Profilaktyka i higiena
Pierwsze kroki podjęliśmy jeszcze zanim stwierdzono przypadki zachorowań na koronawirusa w Polsce. Osoby, które wyjechały za granicę pracowały zdalnie przez dwa tygodnie po powrocie do kraju. Pojawiły się płyny odkażające w toaletach, dodatkowe sprzątanie i odkażanie biura, czy przypominanie o myciu rąk wszystkimi możliwymi kanałami. Dostawaliśmy też na bieżąco informacje od prywatnej placówki medycznej na temat zapobiegania rozprzestrzeniania się wirusa.
- Autentyczna komunikacja z pracownikiem i w firmie
Informowaliśmy na bieżąco o konkretnych krokach, które podejmuje agencja w tej sprawie, szczególnie kiedy pojawiła się informacja o pierwszych zarażonych osobach w Polsce. W poprzedni weekend uznaliśmy, że sprawa jest na tyle poważna, że trzeba zacząć myśleć nad konkretnymi rozwiązaniami – uznaliśmy pandemię za sprawę priorytetową i codziennie odbywaliśmy spotkania strategiczne, które nazwaliśmy “war room” ustalając dalsze kroki.
- Bezpieczeństwo danych jako pierwsza kwestia
We wtorek wiedzieliśmy już, że prawdopodobnie cała firma będzie musiała przejść na pracę zdalną i zaczęliśmy konkretne przygotowania. Pracujemy z poufnymi danymi, więc najważniejsze było zapewnienie dostępu do zdalnego oprogramowania dla osób pracujących zdalnie za zabezpieczeniami. Dział IT pracował na bardzo wysokich obrotach, ale dzięki temu 120 osób w firmie ma specjalne oprogramowanie do pracy zdalnej.
- Szacowanie kosztów i odpowiedzialność
Oszacowaliśmy straty, że w przypadku takiej pracy, prawdopodobnie tempo naszej firmy zwolni o 30 procent, ale postanowiliśmy wziąć odpowiedzialność, nie tylko za siebie i nasze koszty, ale też za społeczeństwo.W czwartek podjęliśmy decyzję, że od piątku pracujemy zdalnie. – wspomina Łukasz Janowski, Managing Director w Bluecloud Interactive.
Pojawiły się głosy, że część osób chce dalej przychodzić do biura, z różnych względów. Wzięliśmy pod uwagę też taką opcję – praca z biura jest możliwa, jeśli pracownik nie korzysta z komunikacji miejskiej, może też dojechać na koszt firmy taksówką, jeśli nie posiada auta. W biurze zachowujemy minimalną ilość osób. Jest to decyzja pracownika, my bardzo zachęcamy do pracy z domu.
- Oprogramowanie i komunikacja
Korzystamy z oprogramowania Microsoft Teams spiętego z kalendarzem i dyskiem. To jest taki kombajn, który umożliwia komunikację tekstową, przesyłanie plików i videocalle. Prowadzimy ze sobą normalny dialog, różnica jest tylko taka, że nie możemy się nawzajem zarazić. Spotkania online umawiamy w kalendarzu Outlook, dokładnie tak samo, jak umawialiśmy spotkania fizyczne. Na ten moment pracujemy nad tym, żeby uspójnić sposób komunikacji online i używać do tego jednego konkretnego narzędzia. Problemem bywa uczenie się obsługi danego oprogramowania od początku i to tworzy przestoje w komunikacji. Dla niektórych osób oswojenie się z videcallami też zajmuje trochę czasu – nie każdy od razu czuje się dobrze widząc siebie w kamerce, jeśli wcześniej tak nie rozmawiał.
- Zarządzanie projektami
Wprowadziliśmy systemy zarządzania projektami – Teamwork, dzięki którym działy się ze sobą komunikują. Mamy chatgrupy projektowe w zespołach, do których są zapraszane osoby, które pracują przy danym projekcie, dla zarządu powstały chatgrupy funkcyjne. Tworzymy też chatgrupy ad hoc – dla rozwiązania konkretnego problemu na bieżąco. Jako członkowie zarządu codziennie o 9:00 mamy 15-minutowego videocalla, na którym omawiamy kolejne kroki.
- Elastyczność
Staramy się cały czas być elastyczni i odnaleźć w nowej rzeczywistości. Kiedyś praca zdalna kojarzyła się z lenistwem, teraz nie mamy innego wyboru, musimy dostosować się do nowych warunków i wdrożyć nowe rozwiązania. Na pewno sobie poradzimy.
Już dzisiaj dostaliśmy informację, że jedna z firm na cito potrzebuje nowe interaktywne narzędzie do potencjalnego kontaktu z klientem tylko przez videocall, zatem życie i biznes toczą się dalej – mówi Piotr Nogal, Chief Experience Officer w Bluecloud Interactive.
Na pewno pojawią się nowe potrzeby klientów i konsumentów, o których nie wiedzieliśmy, bo wcześniej nie było na nie zapotrzebowania. To będą wyzwania, na które jako agencja interaktywna możemy odpowiedzieć i pokazać innym jak też mogą to zrobić.
