Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jedno z największych wdrożeń cyfrowych w obszarze podatkowym ostatnich lat. Dla wielu firm może kojarzyć się z kolejnym formalnym utrudnieniem, koniecznością nauki nowych procedur i ryzykiem błędów. Obsługa e-faktur w ramach KSeF nie musi oznaczać chaosu – pod warunkiem, że korzystamy z dobrze przygotowanego programu do fakturowania.
KSeF jako część codziennej pracy – bez dodatkowego obciążenia
Włączenie obsługi KSeF w programie nie oznacza rewolucji w sposobie pracy z dokumentami. Po aktywacji integracji wszystko działa niemal identycznie jak wcześniej. Wystawianie faktur odbywa się tym samym tokiem, a różnica polega na tym, że zamiast wysyłać dokumenty mailem czy drukować je, użytkownik korzysta z funkcji wysyłki do KSeF – dostępnej bezpośrednio z poziomu programu.
Nie są wymagane żadne skomplikowane działania techniczne ani osobna konfiguracja do każdego dokumentu. Po jednorazowym uruchomieniu integracji, program działa w tle i samodzielnie przesyła faktury do systemu Ministerstwa Finansów, a także pobiera potwierdzenia ich odbioru.
Wysyłanie faktur bez komplikacji
Proces wysyłki faktury do KSeF został maksymalnie uproszczony. W programie takim jak Streamsoft Firmino wystarczy wystawić fakturę, zatwierdzić ją i kliknąć opcję wysyłki do KSeF. Resztą zajmuje się system – po poprawnym przekazaniu dokumentu do KSeF użytkownik widzi odpowiedni status i może skopiować nadany numer referencyjny.
Na poziomie dokumentu pojawiają się czytelne oznaczenia oraz kod QR, który potwierdza obecność faktury w systemie. Co ważne, program umożliwia także zbiorczą wysyłkę wielu dokumentów jednocześnie, co przyspiesza pracę w firmach, które obsługują większą liczbę transakcji.
Obsługa faktur offline, gdy system KSeF jest niedostępny
W sytuacjach, gdy z jakiegoś powodu nie ma połączenia z KSeF, użytkownik nie zostaje bez wyjścia. Program umożliwia wystawienie faktury w trybie offline. Taki dokument ma pełną strukturę faktury ustrukturyzowanej i może być przekazany kontrahentowi od razu – nawet jeśli nie został jeszcze przesłany do KSeF.
Po przywróceniu dostępności systemu, fakturę można łatwo dosłać. Program pamięta, które dokumenty wymagają takiej operacji i przypomina o konieczności ich wysłania. Wydruk faktury offline zawiera dodatkowe elementy potwierdzające tożsamość wystawcy, w tym kod QR powiązany z certyfikatem.
Odbieranie faktur w tym samym systemie
Obsługa KSeF to nie tylko wysyłka – to także odbieranie dokumentów od innych firm. Dzięki integracji z KSeF, program może automatycznie pobierać faktury kosztowe i zakupowe wystawione na daną firmę i umieszczać je w specjalnym buforze.
Z tego poziomu użytkownik może:
- podejrzeć treść faktury w formie wizualizacji,
- uzupełnić opis potrzebny do zaksięgowania,
- przekazać dokument bezpośrednio do modułu księgowego.
Wszystko odbywa się w jednym systemie – bez potrzeby samodzielnego pobierania plików XML, ręcznego sprawdzania konta w KSeF czy kontaktu z księgowością w celu przesyłania pojedynczych dokumentów.
Kontrola statusów i działania wymagające reakcji
Każda faktura przesłana do KSeF przechodzi określony proces – od przesłania, przez analizę, aż po nadanie numeru. Program stale monitoruje te etapy i informuje użytkownika o aktualnym statusie.
Użytkownik wie, które dokumenty zostały już przyjęte, które nadal czekają na potwierdzenie, a które z jakiegoś powodu zostały odrzucone. Dla każdej sytuacji przewidziano konkretne akcje – np. ponowną wysyłkę lub sprawdzenie statusu ręcznie.
Jeśli system wykryje, że któraś z faktur wymaga interwencji, pojawia się czytelne powiadomienie – nie trzeba tego kontrolować samodzielnie. Dzięki temu nawet przy dużej liczbie dokumentów, nic nie zostaje pominięte.
Na zakończenie
KSeF to obowiązek, którego nie da się ominąć – ale można go sobie znacząco ułatwić. Zamiast traktować go jako dodatkowe źródło stresu czy chaosu organizacyjnego, warto podejść do niego jako do kolejnego elementu codziennej pracy z dokumentami.
Program do faktur taki jak Streamsoft Firmino pokazuje, że obsługa faktur w ramach KSeF może być w pełni zautomatyzowana, uporządkowana i dostępna w jednym narzędziu. Bez konieczności posiadania wiedzy technicznej, bez przełączania się między różnymi systemami – wystarczy raz skonfigurować, by móc pracować jak dotąd, ale w zgodzie z nowymi przepisami.
