Digitalizacja dokumentów jest naturalnym następstwem realiów XXI wieku i niesie ze sobą całe mnóstwo pozytywnych następstw. Bazą dla dobrze prosperującej firmy jest bowiem jej dobra organizacja. Jest ona możliwa do osiągnięcia dzięki odpowiednio zabezpieczonej, uporządkowanej i łatwej do udostępnienia dokumentacji.
Digitalizacja dokumentów – czyli co?
Wspomniana digitalizacja to nic innego jak skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w wersji cyfrowej. Tak utrwalone dane są następnie porządkowane według dowolnie obranego kryterium i przechowywane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo, przy jednoczesnej możliwości ich udostępnienia określonym kręgom osób, celem bieżącego ich wykorzystywania. Digitalizacja dokumentów eliminuje ryzyko ich utraty i pozwala na ich szybkie wyszukiwanie, co przekłada się na oszczędzony czas, a co za tym idzie – również i wymierne korzyści finansowe. Jest to szczególnie istotne w przypadku podmiotów prowadzących działalność na szeroką skalę, gdzie dokumentacja jest bardzo obszerna i nie trudno się w niej zagubić.
Czy outsourcing jest opłacalny?
Digitalizacja dokumentów, powierzona podmiotowi zajmującemu się nią profesjonalnie, pozwala na osiągnięcie równie profesjonalnych efektów w tym zakresie. Należy więc w tym przypadku oczekiwać wysokiej jakości zeskanowanych dokumentów, uzyskiwanej dzięki odpowiedniej klasy sprzętowi, dedykowanemu do podejmowania takich działań, a także specjalistycznym oprogramowaniom OCR, dokonującym konwersji pisma na zrozumiały dla komputera język. W przypadku outsourcingu można również być pewnym, iż digitalizacja dokumentów przebiegać będzie pod okiem specjalistów, posiadających odpowiednie kompetencje, co daje gwarancję kompletności i przejrzystości tak stworzonej bazy dokumentów.
Skanowanie dokumentów i ich porządkowanie we własnym zakresie z pozoru może wydawać się opcją wymagającą mniejszych nakładów, jednak często jest to złudne. Digitalizacja dokumentów wymaga bowiem podjęcia szeregu działań, do których należy się odpowiednio przygotować, począwszy od tak prozaicznych zadań, jak usuwanie zszywek, prostowanie dokumentów i ich uporządkowanie, poprzez odpowiednie przeszkolenie osoby, która ma się podjąć tego zadania, po zakup sprzętu i oprogramowania. Wiąże się to z szeregiem kosztów, jest czasochłonne i częstokroć odbiega od oczekiwanego efektu, będąc obarczone szeregiem luk, błędów i nieścisłości. Dlatego też warto się zastanowić nad usługami profesjonalnych podmiotów w tym zakresie, lokując posiadany kapitał w miejscu, w którym przyniesie on najbardziej efektywne korzyści.
Zalety profesjonalnej digitalizacji dokumentów
Dobrze przeprowadzona digitalizacja dokumentów pozwala na osiągnięcie wielu wymiernych zysków. Wśród nich na pierwszy plan wysuwają się:
Klarowność – dobrze sporządzona baza dokumentów zapewnia ich kompletność i przejrzystość, przy jednoczesnej łatwości wyszukiwania wedle wybranych kryteriów. Pozwala zapomnieć o stosach segregatorów i wertowaniu kolejnych stronic w poszukiwaniu konkretnych informacji. Potrzebne dane są dostępne natychmiast. Nie od dziś zaś wiadomo, że czas to pieniądz.
Bezpieczeństwo – digitalizacja dokumentów pod okiem specjalisty daje gwarancję, że treści zawarte w tak stworzonym archiwum dostępne będą tylko dla odpowiednio legitymowanych osób. Jest to szczególnie ważne w przypadku różnego rodzaju tajemnic przedsiębiorstwa czy danych wrażliwych, które muszą pozostać poufne.
Dostępność – skanowanie dokumentów i ich magazynowanie w elektronicznych archiwach umożliwia natychmiastowy dostęp do nich, gdziekolwiek się jest, jak również równoległą pracę na dokumencie przez kilka osób. Dobrze prosperująca firma nie może istnieć bez dobrze prosperującego obiegu informacji. Dlatego tak ważna w tym przypadku jest digitalizacja dokumentów.
Jakość – dokumenty w wersji zdigitalizowanej, dzięki zastosowaniu profesjonalnego sprzętu i oprogramowania, są dostępne w najwyższej jakości obrazu. Nadto świadczona usługa pozwala na indywidualizację baz dokumentów wedle wymogów klienta. Możliwy jest w tym przypadku wybór spośród szerokiego spektrum parametrów, porządkujących dokumentację, jak i samych parametrów plików, w jakie je ujęto.
Z góry określone czas i koszty – skanowanie dokumentów i cała reszta procesu ich digitalizacji, podejmowane we własnym zakresie, zawsze rodzą niepewność co do czasu, jaki potrzebny jest do ich dokonania. Często działania te przedłużają się, co wynika z błędów szacunkowych, ale też, na co wpływ mają pojawiające się po drodze omyłki i niedopatrzenia. Generuje to z kolei dalsze koszty. Digitalizacja dokumentów przez firmę outsourcingową w rodzaju https://www.rhenus-data.pl/pl/ pozwala oszczędzić sobie tego kłopotu. Stworzona przez nią baza dokumentów zostanie stworzona nie tylko w sposób, jakiego można oczekiwać od profesjonalistów, ale również w określonym czasie i po określonej cenie. Taka pewność jest zaś szczególnie ważna w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej i podejmowania, związanych z zakresem tej działalności, kolejnych kroków inwestycyjnych.
Wnioski?
Digitalizacja dokumentów jest obecnie nieodzownym elementem skutecznego zarządzania firmą. Zapewnia jej bezpieczeństwo, elastyczność i przejrzystość podejmowanych działań oraz posiadanych przez nią danych. Co za tym idzie – prowadzi do jej rozwoju. Warto więc zainwestować w dobrze zrealizowaną digitalizację dokumentacji, gdyż niewątpliwie stanowi ona fundament dla dalszego budowania pozycji firmy na rynku.
