Jak rozliczać pracę zatrudnionych osób? Oczywiście można każdorazowo sprawdzać, czy wszystkie zadania są wykonane. Czasem jednak zrealizowanie pojedynczych zadań nie jest tożsame z osiągnięciem wyników, które są konieczne do dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Z tego też powodu wiele firm działa w oparciu o kluczowe wskaźniki, zwane powszechnie KPI (z ang. Key Performance Indicators). Są to finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki. Mogą dotyczyć wielu obszarów, w tym również HR.
W przypadku działów personalnych przez wiele lat pokutowało przeświadczenie, że wyniki ich pracy często są trudno, jeśli w ogóle, mierzalne. Jak można mierzyć, tak płynne kwestie, jak np. zadowolenie pracowników? Tymczasem rzeczywistość pokazuje, że da się to zrobić. Trzeba jednak odpowiednio zdefiniować procesy i cel naszego działania.
Spis treści:
KPI dla HR-u
Wskaźników, wykorzystywanych do mierzenia efektów pracy HR-owców może być cała masa i dotyczą one różnych procesów. Mogą badać absencję – jej ogólny wskaźnik, absencję krótkotrwałą oraz poziom nieuwzględniający absencji ciążowych. Ważny jest również poziom fluktuacji pracowników z wyróżnieniem odejść dobrowolnych.
Cały szereg KPI został wyróżniony dla działań rekrutacyjnych. Możemy tutaj wymienić średni koszt pozyskania pracownika, ilość rekrutacji zakończonych sukcesem, czy też średni czas zamknięcia wakatu. Wskaźniki obejmować też mogą poziom satysfakcji pracowników (badane, np. na podstawie ankiet) oraz liczbę godzin i dni szkoleniowych.
Dlaczego warto badać wskaźniki?
Wszystkie KPI-e obowiązujące dla działu HR powinny być zawsze spójne z celami firmy. Nigdy nie tworzymy ich w oderwaniu od celów biznesowych całej organizacji, pomimo tego, że są związane typowo z procesami personalnymi. Mają one mierzyć to, na ile działania HR-u wspierają realizacje założeń przedsiębiorstwa. Dzięki nim możemy przewidzieć przyszłe problemy oraz zobaczyć, jakie zagrożenia obecnie istnieją w firmie. To z kolei umożliwi nam stworzenie planu i szybie wdrożenie działań naprawczych. Przekładu nie trzeba daleko szukać – wysoki poziom fluktuacji kadr to najlepszy sygnał, który mówi nam, że pracownicy z jakiegoś powodu nie chcą u nas pracować. Dalszy odpływ zatrudnionych może zagrozić sprawnej działalności firmy. Dzięki mierzeniu tego wskaźnika szybko to wyłapiemy i będziemy mogli przeciwdziałać tej sytuacji.
Poprzez monitorowanie i analizę wskaźników możemy również usprawnić procesy HR-owe. Jeśli przykładowo KPI dotyczący długości procesu rekrutacyjnego pokazuje nam, że średnio trwa on 3 miesiące, to może być to dla nas sygnał, do wprowadzenia poprawek w naszym procesie. Poprzez analizę innych wskaźników związanych z rekrutacją pracowników możemy dojść do źródła problemu i wdrożyć konieczne usprawnienia.
Działania podejmowane w wyniku analizy KPI mogą również wpłynąć na konkurencyjność firmy. Widzimy, gdzie leżą problemy, a dzięki temu możemy przeprowadzić analizę i wyjść z gotowym planem naprawczym, który usprawni działalność organizacji oraz podwyższy poziom zadowolenia pracowników.
Pułapki KPI – czyli na co trzeba uważać?
Praca z KPI daje bardzo dobre rezultaty. Trzeba jednak pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim nie warto badać wszystkich dostępnych KPI. Zbieranie informacji o zbyt dużej liczbie wskaźników może powodować problemy administracyjne – trzeba zgromadzić dużo danych, które ktoś musi przygotować, a następnie przeanalizować. Przy takiej ilości wskaźników skupiamy się gównie na ich mierzeniu, ponieważ brakuje czasu na bliższe przyjrzenie się im. Tymczasem samo zbieranie KPI bez ich późniejszej analizy nie ma sensu. Najlepiej wybrać więc te wskaźniki, które są dla naszej firmy najbardziej interesujące.
Podczas porównania swoich wskaźników z rynkiem zawsze trzeba sprawdzić, jak wskaźniki rynkowe były liczone. Jeśli została zastosowana inna metodologia niż ta, którą stosujemy w organizacji, to porównanie może być niemiarodajne. Równie ważna jest grupa porównawcza, do której się odnosimy. Jeśli np. jesteśmy firmą IT, zatrudniającą pracowników o średniej wieku 30, to nie ma sensu porównywać wskaźników dotyczących, np. rekrutacji, absencji i fluktuacji z dużą firmą produkcyjną, która zatrudnia gównie pracowników fizycznych. Procesy HR przebiegają inaczej w tych firmach, ponieważ biorą w nich udział zupełnie inni ludzie – nie warto porównywać ich ze sobą.
Które wskaźniki są najważniejsze dla HR-owców?
Firma manaHR, zajmująca się raportami płacowymi oraz analizami z zakresu HR, zapytała swoich klientów, które wskaźniki są dla nich najważniejsze. Okazało się, że to poziom fluktuacji i absencji chorobowej mają największe znaczenie. manaHR prowadzi pogłębione badanie tych dwóch wskaźników – poniżej prezentowane są przykładowe dane z ostatniego badania, w którym wzięło udział aż 208 organizacji.
Źródło: Analiza absencji i fluktuacji w 2018 roku, manaHR
Jak możemy zauważyć, manaHR pokazała nam wyniki wskaźników absencji ogólnej oraz bez uwzględnienia absencji ciążowej/wychowawczej (zawierają się w niej zwolnienie lekarskie w ciąży, urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy).
Pracownicy blue collar (czyli osoby pracujące fizycznie) charakteryzują się największym wskaźnikiem absencji chorobowej – o 4,5 punktów procentowych więcej dla wszystkich pracowników w porównaniu do managementu oraz o 3,5 punktów procentowych więcej dla wskaźnika bez absencji ciążowej/wychowawczej. W połowie stawki plasują się pracownicy white collar, czyli osoby zajmujące stanowiska wymagające pracy umysłowej.
Widzimy więc, że różnice w poziomie tego wskaźnika są różnych w zależności od grupy kompetencyjnej. To pokazuje nam, że nie można porównywać wskaźników do średniej ogólnej – da nam to niemiarodajny wynik.
KPI nie są takie straszne
Wiele osób reaguje lekkim atakiem paniki, kiedy słyszy o wprowadzeniu w ich organizacji KPI. Z tego powodu są nieprzychylnie do nich nastawieni. Tymczasem nie są one tak straszne, jak mogą się wydawać. Przede wszystkim przed ich wprowadzeniem, trzeba się zastanowić nad kilkoma kluczowymi kwestiami – jaki mamy cel, co chcemy zbadać i jakie wskaźniki są nam potrzebne. Nie możemy zapominać, że samo zbieranie danych nie wystarczy – trzeba je również analizować. Dopiero to da nam podstawę do stworzenia planu i wprowadzenia działań, które usprawnią funkcjonowanie naszego działu oraz wspomogą rozrost przedsiębiorstwa.
