[g1_lead]
Celem przeprowadzenia okresowych inwentaryzacji jest określenie stanu faktycznego towarów. Jest to czasochłonny i wymagający precyzji proces, w którego pracę zaangażować trzeba szereg pomocników. Jednak nie każde przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na oderwanie swojej kadry od codziennych obowiązków.
[/g1_lead]
Wynajęcie zewnętrznej firmy przeprowadzającej inwentaryzacje może być w wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem. Jednakże może ono również nieść za sobą ryzyka, o których warto pamiętać.
Czas to pieniądz
Wynajęcie specjalistów outsourcujących usługi inwentaryzacyjne zaoszczędzi przede wszystkim czas potrzebny na przeprowadzenie pełnego procesu. Profesjonalne firmy wykorzystują własne urządzenia i systemy zliczające, usprawniające między innymi przebieg wprowadzania danych, w które nie będzie zaopatrzona przeciętna firma. Ale jak każda usługa, wszystko ma swoją cenę, a ta w przypadku zlecania inwentaryzacji może być różna.
[g1_message type=”info”]
Cena ustalana jest głównie na podstawie kilku czynników:
- rodzaju zlecenia (środki trwałe, faktyczne stany magazynowe, potwierdzanie sald);
- miejsca przeprowadzania operacji;
- procesu przygotowania do inwentaryzacji;
- czasu (liczony zależnie od firmy godzinowo lub pełnymi dniami spisowymi);
- porównania stanów faktycznych z dokumentacją księgową.
[/g1_message]
Poniesione koszta na wynajęty zespół mogą być jednak nieporównywalne wobec oszczędności, jakie niesie za sobą takie rozwiązanie, które zapobiega chociażby przestojom w ciągłości produkcyjnej.
Obiektywnym okiem
Może się okazać, że przeprowadzenie spisu stanu faktycznego wykaże nieprawidłowości, które niekoniecznie będą działały na korzyść firmy. Mowa tu o różnicach w stanach magazynowych, które mogą piętrzyć się przez niedopilnowanie odpowiednich procesów i obowiązków. Nierzadko, podczas inwentaryzacji przeprowadzonych przez własnych pracowników, braki w magazynach są ukrywane, aby nie ponosić za nie konsekwencji.
Praca zewnętrznej firmy jest obiektywna, a jej podstawowym zadaniem jest wykonanie pracy rzetelnie i dokładnie. Pracownicy zewnętrzni nie mają żadnego interesu w tym, by ukrywać nieścisłości w stanach faktycznych.
Zachować tajemnicę
Istnieją również firmy, dla których zatrudnienie osób z zewnątrz nie ułatwia, ale komplikuje kwestie inwentaryzacji. Mowa o sytuacjach, gdy w grę wchodzi zachowanie tajemnicy produkcyjnej, czyli tak zwanego know-how. Podczas dokonywania spisu materialnego, pracownicy mają wgląd między innymi w materiały oraz półprodukty i mają szansę poznać tajniki procesu przetwarzania lub magazynowania w odpowiednich warunkach. Kolejną sprawą jest wgląd w dokumentacje księgową, dzięki której można poznać producentów oraz ceny towarów.
Chcąc ukryć niektóre z aspektów działalności przedsiębiorstwa należy jasno określić warunki przeprowadzenia takiej inwentaryzacji oraz zlecić zadanie doświadczonej firmie z wieloletnim stażem i dobrą reputacją.
Czas i rzetelność to kluczowe kwestie, które przemawiają za popularnością firm outsourcujących usługi inwentaryzacyjne. Doświadczenie zaś to gwóźdź do najlepszych rozwiązań w przypadku trudnych operacji, z którymi może nie poradzić sobie wewnętrzna kadra pracowników.
