Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Drukuj

Opublikowano w:

Wirtualne biuro, czyli siedziba na niby

Zakładając działalność gospodarczą, staje się przed poważnym dylematem, gdzie zarejestrować siedzibę firmy. Nie każdego początkującego przedsiębiorce stać na posiadanie własnej przestrzeni biurowej. W tej sytuacji pomocną alternatywą okazują się wirtualne biura.

Wynajem wirtualnego biura, czyli innymi słowy udostępnienie danych adresowych, to nowatorski sposób na oszczędność koszów dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie potrzebują stałej siedziby firmy. W korzystnej cenie najmie się nie tylko adres do prowadzenia korespondencji, ale także wirtualny sekretariat, w którym zostanie załatwionych większość formalności.

Praca byle nie w domu

Do niedawna popularnym rozwiązaniem dla jednoosobowych działalności gospodarczych było zarejestrowanie siedziby na adres zamieszkania. Wyjście to jednak wiąże się z kilkoma nieprzyjemnymi konsekwencjami, gdy dom przedsiębiorcy przestaje być miejscem odpoczynku od codziennych obowiązków. Nie każdy chce łączyć sferę prywatną ze służbową. Ponadto adres zamieszkania zostaje dodany do spisu adresów przestrzeni publicznej między innymi w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co może skutkować zalaniem skrzynki domowej katalogami i korespondencją reklamową.
Najem wirtualnego biura, to pomysł stosunkowo nowy, który jednak zyskuje coraz większą popularność. To tanie rozwiązanie dedykowane jest nie tylko jednoosobowym i małym przedsiębiorstwom, ale również biznesom, których pracownicy pracują dynamicznie i nieregularnie.

Obowiązki z głowy

Coraz więcej firm oferujących wynajem wirtualnego biura proponuje różnej wielkości pakiety, w których znaleźć można także usługę wirtualnego sekretariatu. Zawiera się w tym cały wachlarz opcji, które mogą zostać dostosowane specjalnie do potrzeb przedsiębiorcy. Są to między innymi:

  • odbieranie telefonów służbowych i faksów;
  • odbieranie i przesłanie korespondencji mailowej;
  • archiwizacja dokumentów;
  • udostępnienie skrytki pocztowej.

Za dodatkowymi opłatami prowadzone są również:

  • obsługa księgowa;
  • obsługa prawna;
  • prowadzenie rachunku bankowego;
  • wsparcie doradcze;
  • wynajem sal konferencyjnych lub biurek dla freelancerów.

Wbrew pozorom ceny usług nie są drogie, a łączne oszczędności w skali roku w porównaniu z posiadaniem własnej przestrzeni biurowej, liczy się w tysiącach złotych.

Sekretarka prawie na własność

Kompleksową usługą, podobną do wirtualnego biura, jest skorzystanie z wirtualnej asystentki, czyli „wynajem” własnej sekretarki. Podstawową zaletą takiego rozwiązania jest komfort klientów, którzy mają poczucie rozmowy z żywą osobą, co podnosi tym samym prestiż firmy. Po przekazaniu odpowiedniej informacji o delegacji, pilnym spotkaniu lub o urlopie, wirtualna asystentka przejmować będzie rozmowy i informować o niedostępności prezesa. Jednocześnie zadba o uporządkowanie priorytetu rozmów i przekaże mailowo wszystkie informacje o połączeniach.

Czy wirtualne biuro posiada jakieś wady?

Posiada, i to niejedną. Po pierwsze usługa ta nie sprawdzi się w biznesie, który wymaga regularnego i bezpośredniego kontaktu z klientem. W takich sytuacjach wymaga się przede wszystkim własnej przestrzeni biurowej. Kolejnym problemem może być czas oczekiwania na odpowiedzi mailowe i telefoniczne. Należy pamiętać, że firmy zajmujące się obsługą wirtualnych sekretariatów mają pod opieką kilkanaście do kilkudziesięciu klientów, przez co muszą znaleźć czas na obsługę każdego z nich.
Aspektem, na który także warto zwrócić uwagę, jest prestiż adresu firmy. Może zdarzyć się, że na udostępniony poprzez wirtualne biuro adres, zarejestrowana jest firma prowadząca nielegalne interesy. Wybierając zatem miejsce wirtualnej siedziby, warto upewnić się, czy nie dzielimy wirtualnej lokalizacji z kimś nieuczciwym.

Wynajem wirtualnego biura nie jest dla każdego, choć mimo to usługa ta zdobywa coraz większą popularność i można ją spotkać właściwie w każdym, większym mieście w Polsce. Korzysta na tym wiele małych firm, dając szersze perspektywy rozwoju i pozwalając na spore oszczędności.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *