Zgodnie z definicją, ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to zestaw zintegrowanych narzędzi informatycznych, pozwalający na sprawne kontrolowanie i zarządzanie zasobami firmy oraz optymalizację działania zarówno w obrębie samego przedsiębiorstwa, jak i jego otoczeniu (m.in. w sferze planowania zaopatrzenia i produkcji, zarządzania finansami, produkcją, zasobami ludzkimi i materiałowymi, organizacji sprzedaży i wysyłki gotowych produktów oraz posprzedażowej obsługi klientów). Ale jak ERP funkcjonuje w praktyce?
Jak działa ERP
Systemy ERP budowane są z modułów, stworzonych do obsługi poszczególnych działań w firmie i skonfigurowanych w taki sposób, żeby mogły funkcjonować zarówno razem, jak i niezależnie od pozostałych. Większość z tych modułów jest na tyle uniwersalna, że może być stosowana w każdej dziedzinie, chociaż oczywiście dostępne są także personalne rozwiązania, kierowane do określonych branż lub wręcz dopasowane do potrzeb konkretnego klienta. Poszczególne elementy tworzą sieć, w której zbierane uprzednio informacje są gromadzone, przetwarzane i udostępniane innym modułom w czasie rzeczywistym. Kluczowe obszary, których działanie obejmują systemy ERP to finanse i księgowość, zasoby ludzkie, logistyka oraz produkcja. Ponadto system ERP w przedsiębiorstwie może zarządzać także marketingiem, sprzedażą, a nawet projektami i dokumentami. Wzajemne powiązanie elementów wchodzących w skład systemów ERP ułatwia sprawne generowanie raportów i analiz z bieżącej działalności firmy.
Systemy ERP, zakładające zamkniętą tylko w obrębie przedsiębiorstwa wymianę danych, w ostatnich latach otwierają się na nowe technologie, pozwalające na wymianę informacji z zewnętrznym otoczeniem firmy. Wykorzystuje się w nich nowe możliwości komunikacji (zwłaszcza mobilnej) oraz rozwiązania informatyczne oparte na „chmurach”. Umożliwia to szeroką integrację z zewnętrznymi systemami informatycznymi i bazami danych oraz aplikacjami internetowymi lub mobilnymi.
Nowy, rozszerzony model systemu ERP, zwany ERP II wykorzystuje zarówno dotychczasowe, tradycyjne moduły, jak i te dodające nowe funkcje – zwłaszcza takie, które przesyłają informacje od partnerów biznesowych. Dzięki temu usprawniana jest logistyka produkcyjna i zaopatrzeniowa, którą można następnie wpleść w system łańcucha dostaw, obejmujący wszystkich współpracujących kooperantów.
Rozszerzone systemy ERP pozwalają więc na lepsze zarządzanie nie tylko relacjami z klientem, ale także cyklem życia produktu.
Zdalna praca z ERP
Wysoce zinformatyzowane przedsiębiorstwa chętnie łączą wykorzystywane na co dzień nowoczesne technologie z charakterystycznymi dla biznesu rozwiązaniami informatycznymi, odpowiedzialnymi za pozyskiwanie i przepływ informacji, takimi właśnie jak ERP II. Dlatego też nowoczesne systemy ERP drugiej generacji umożliwiają pracę zdalną z użyciem m.in. przeglądarki internetowej. Dla potrzeb klientów, partnerów biznesowych lub pracowników tworzone są specjalne portale, umożliwiające sprawną i bezpośrednią komunikację z systemem przedsiębiorstwa. Klientom daje to możliwość sprawdzenia dostępności produktu, zdalnego złożenia zamówienia oraz podglądania stanu jego realizacji. Kooperanci lub podwykonawcy, dzięki rozszerzonemu ERP, mogą sprawdzić dostępność oferowanych przez siebie surowców lub półproduktów, natomiast pracownicy uzyskują bieżący dostęp do informacji niezbędnych do realizacji obowiązków.
Kolejnym stopniem zwiększania mobilności systemów ERP jest wykorzystanie urządzeń mobilnych, takich jak smartfony, tablety czy nawet smartwatche. Dedykowane tym sprzętom oprogramowanie jeszcze bardziej ułatwia pracę zdalną z systemami ERP i znacznie zwiększa efektywność pracy. Takie rozwiązania tworzą zatem solidne fundamenty do budowania przewagi konkurencyjnej, zarówno na płaszczyźnie szybkiego pozyskiwania samych informacji oraz ich analizy, jak i atrakcyjnej prezentacji, co z kolei przekłada się na możliwość szybkiego podjęcia trafnych decyzji biznesowych.
Mobilne rozwiązania ERP II cieszą się obecnie szczególną popularnością w różnego rodzaju działach sprzedaży, wspierając zarówno osoby pracujące w biurach, jak i mobilnych przedstawicieli handlowych.
Z możliwościami systemów ERP II, opartych na Microsoft Dynamics Nav i wdrażanych przez Jcommerce, można zapoznać się na stronie https://www.erpnav.pl/.
