 |
O korzyściach z outsourcingu usług PR oraz błędach, jakie popełniają przedsiębiorcy budując swój publiczny wizerunek opowiada Hanna Gehrke-Gut specjalistka ds. PR oraz dyrektor agencji GutPR. |
Dlaczego warto outsourcować działania PR?
Pytanie o to, czy warto korzystać z usług sprawdzonej agencji PR z dużym doświadczeniem w branży to jak pytanie o to, czy lepiej zawierzyć profesjonalistom, czy próbować uczyć się metodą prób i błędów. Moim zdaniem firmy powinny skupić się na swojej podstawowej działalności, a w przypadku innych działań – powierzyć je ekspertom.
Dobra agencja PR oferuje przede wszystkim szerokie spektrum działań, które mają na celu zbudowanie i utrzymanie pozytywnego wizerunku firmy, marki, usługi, produktu lub osoby. Doświadczenie zespołu agencyjnego pozwala na obiektywne spojrzenie z zewnątrz na innowacje czy propozycje i – w efekcie – świadczyć doradztwo komunikacyjne na najwyższym poziomie. Ma ono na celu zaproponowanie i zrealizowanie działań, które zbudują i utrzymają pożądany wizerunek.
Wiele firm uważa że lepiej mieć specjalistę pod ręką, w biurze, zamiast opłacać całą agencję.
Nierzadko menedżerom wydaje się, że taniej i efektywniej jest zatrudnić wewnętrznego pracownika, który zajmie się skuteczną i efektywną komunikacją. I mają rację – wydaje im się. Niestety, praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy nie liczą w tym przypadku całości kosztów generowanych przez wewnętrznego specjalistę do spraw PR, któremu – oprócz wynagrodzenia – należy wyposażyć miejsce pracy, zapewnić sprzęt, oprogramowanie, telefon, opłacić abonament, przejazdy, noclegi, diety, szkolenia… Jeżeli zsumujemy te wszystkie wydatki, a dodatkowo weźmiemy pod uwagę to, że pracownikom płacimy również podczas ich urlopów lub absencji – dużo bardziej efektywnym rozwiązaniem staje się nawiązanie współpracy z rozsądną agencją PR, która w sposób ciągły i profesjonalny zadba o nasz wizerunek, wykazując się przy tym doświadczeniem i kreatywnością w podejmowaniu działań komunikacyjnych.
Eventy to zazwyczaj najwyższa pozycja na liście kosztów promocyjnych. Czy outsourcing przyniesie oszczędności w tym względzie?
W przypadku eventów przedsiębiorcy zwracają uwagę głównie na wysokość prowizji agencji, ale nie porównują jej z kosztami czasu pracowników, którzy miesiącami potrafią zajmować się organizacją wydarzenia. Nie biorą pod uwagę tego, że agencja, mając przetarte szlaki, wybierze takie miejsce i taki harmonogram spotkania, który na długo pozostanie w pamięci uczestników imprezy, zdejmując jednocześnie z barków pracowników konieczność zadbania o szczegóły i umożliwiając im realizację codziennych obowiązków. Dlatego też moim zdaniem doświadczona agencja z szerokim portfolio działań zapewnia optymalny stosunek zainwestowanej kwoty do uzyskanych efektów.
A jak wygląda kwestia relacji z mediami? Oczywiste jest, że firmy chcą kontrolować swój wizerunek w mediach i sądzą, że najlepiej robić to od wewnątrz – czy słusznie?
Media relations to standard w usługach agencji PR. Niestety, w przypadku podmiotów bez szerszego spojrzenia na komunikację, tzw. „fabryk notek”, najczęściej sprowadza się do edytowania i dystrybucji do mediów mniej lub bardziej celnych materiałów prasowych – i na tym kończy się ich rola. Renomowane agencje, kompleksowo podchodzące do komunikacji, poza wysyłką materiałów do sprofilowanych odbiorców, oferują także organizacje spotkań z mediami, imprez, działania w serwisach społecznościowych, na blogach czy forach. Zakres działań jest dopasowany do oczekiwań i typu klienta.
W czym jeszcze agencja PR może pomóc firmie?
Spektrum możliwości jest w zasadzie nieograniczone. Agencja PR jest w stanie zrealizować niemal każde zadanie ważne dla firmy z wizerunkowego punktu widzenia. Począwszy od realizacji materiałów graficznych, zdjęciowych filmowych lub poligraficznych, takich jak ulotki czy katalogi, przez zakup gadżetów firmowych po stworzenie strony internetowej, zarówno od strony contentu, jak i projektu oraz mechaniki.
Kompetencje agencji PR wykraczają jednak zdecydowanie poza pomoc w realizacji kwestii praktycznych. Jej wsparcie jest cenne także w sytuacjach kryzysowych – może przeprowadzić szkolenia komunikacyjne i działania w lokalnych społecznościach. Oferuje doradztwo i redagowanie materiałów z zakresu komunikacji wewnętrznej, przeprowadzi badania marketingowe i zarekomenduje działania promocyjne, reklamowe, wizerunkowe i sponsorskie, jak również z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu. W grę wchodzi również organizacja akcji kierowanych bezpośrednio do klientów – takich jak programy lojalnościowe, promocje i inne. Przy tak szerokim wachlarzu usług klient ma możliwość doboru interesujących go aktywności, a dodatkową korzyść stanowi spójność działań i koordynacja prac w ramach jednego podmiotu.
Sprawdzona agencja PR z referencjami, dzięki specjalistycznej wiedzy i orientacji rynkowej, będzie również zapobiegała ewentualnym błędom komunikacyjnym, które mogłaby popełnić firma w ramach samodzielnych posunięć.
Na co powinno się zwracać szczególną uwagę przy wyborze agencji PR?
Wybierając agencję PR, której chcemy powierzyć nasz wizerunek, musimy skupić się na kilku ważnych elementach. Rozpoczynamy od analizy podmiotu – jak długo działa na rynku, czy ma doświadczenie w branży, w której działamy oraz w branżach pokrewnych – i jak szerokie ono jest. Warto dokładnie przyjrzeć się portfolio wybranej agencji, by wiedzieć, jakich klientów obsługiwała i obsługuje oraz poznać rekomendacje jej partnerów biznesowych.
Ważne są również kompetencje komunikacyjne potencjalnych współpracowników. Jeżeli już na etapie wyboru mamy problem z wzajemnym zrozumieniem swoich oczekiwań, może to być sygnał, że późniejsza współpraca okaże się nietrafiona.
Rozmawiała: Paulina Okońska.
