Pracą zdalną można nazwać działanie na rzecz firmy z ominięciem trybu stacjonarnego. Jest to coraz częściej spotykane rozwiązanie, które generuje spore oszczędności w funkcjonowaniu firmy. Przedsiębiorca oszczędza środki za wynajem powierzchni biurowej, koszty zużycia energii i obsługi biura. Pracownicy zdalni to najczęściej informatycy, handlowcy, osoby związane z reklamą i marketingiem i wiele innych „wolnych” zawodów.
Rodzaje pracy zdalnej
Pracownik, który pracuje zdalnie, może wykonywać swoje obowiązki np. jeżdżąc na spotkania z klientami w całym kraju i przesyłając raporty dotyczące ich wyników, bez konieczności pojawiania się w biurze. Taka forma jest najczęściej spotykana w przypadku przedstawicieli handlowych, którzy rozliczani są z efektów, a nie godzin roboczych. Drugą formą pracy zdalnej jest tzw. home office – czyli domowe biuro. W tym wypadku pracownik podejmuje działania takie same jak podczas stacjonarnej pracy w siedzibie swojej firmy, z tym że poza jej obszarem. Takie rozwiązanie często można spotkać w większych korporacjach, które pozwalają pracownikom, część dni roboczych w ciągu miesiąca spędzić w takim systemie pracy. Zazwyczaj nie wymaga on dostępu do dokumentacji firmowej. Pracownik ma do dyspozycji komputer z dostępem do dysku centrali i służbowy telefon. Trzecią możliwością pracy zdalnej jest od samego początku nastawienie się wyłącznie na taki tryb pracy. Cały zespół pracuje poza siedzibą firmy, która w rzeczywistości nie musi istnieć (jest tylko na papierze, w dokumentach firmowych).
Patrząc na tego typu rozwiązanie z pozycji osoby, która wcześniej z nią nie miała styczności, praca zdalna wydaje się wymarzonym rozwiązaniem. Część osób wyobraża sobie to jako słodkie, domowe lenistwo z włączonym „w pogotowiu” telefonem służbowym i dostępem do maila. Rzeczywistość jest jednak zgoła inna. Praca zdalna wymaga zarówno od pracodawcy, jak i pracowników wiele pokładów samodyscypliny i zaangażowania. Nie wszyscy mają predyspozycje, które pozwalają na pracę w takiej formie.
Organizacja pracy zdalnej
Zanim pracodawca przygotuje swoje przedsiębiorstwo do systemu pracy zdalnej musi zacząć od skompletowania odpowiedniego zespołu. Oprócz indywidualnie postawionych przez niego wymagań, musi wziąć pod uwagę inne cechy, które w przypadku pracy z „domowego biura” powinien posiadać pracownik. Osoba zdyscyplinowana, rzetelna i bardzo zaangażowana to najlepszy wybór jakiego można dokonać podczas rekrutacji. Takie osoby, prawdopodobnie będą miały większe predyspozycje do wykonywania pracy zdalnej.
Kolejnym krokiem jest odpowiednie przygotowanie firmy pod kątem informatycznym. Podstawą jest posiadanie komputera (własny pracownika, lub firmowy) z dostępem do sieci. Bardzo często komputery posiadają dostęp do dysku wspólnego, na którym znajdują się dokumenty i inne informacje firmowe. Nierzadko spotykanym i używanym systemem wykorzystywanym przez pracowników mobilnych jest CRM. Służy on do zarządzania spotkaniami, zadaniami, przypisywania ich poszczególnym osobom i zdawania raportów. Kolejnym przydatnym narzędziem jest program Trello. Służy on głównie wymianie informacji, może być wykorzystywany do tzw. burzy mózgów. Każdy z użytkowników, może zapisywać w nim różne informacje, notatki, udostępniać zdjęcia i pliki. To narzędzie bardziej się sprawdza w przypadku pracy twórczej. Oprócz tego, coraz częściej, pracownicy zdalni pracują na wspólnych dokumentach Google. Plusem takiego rozwiązania jest to, że jest to program ogólnodostępny i nie wymaga instalowania żadnych aplikacji. Dobrymi narzędziami do wykonywania np. telekonferencji, jest poczciwy Skype, dzięki któremu w szybki sposób można zorganizować zebranie online z całym zespołem (możliwa videorozmowa do 10 osób).
Komputery pracowników zdalnych warto wyposażyć w VPN, zwłaszcza wtedy jeżeli będą pracować przez Internet z różnych miejsc w kraju oraz za granicą. W sytuacji, w której będą łączyć się z zasobami firmowymi z takich miejsc jak kawiarnie, hotele czy lotniska, VPN pozwoli na ochronę przesyłanych danych dzięki szyfrowaniu całej transmisji. W niektórych firmach jest to konieczny wymóg i bez pośrednictwa VPN pracownik nie uzyska dostępu np. do firmowego dysku czy bazy danych.
Zarządzanie czasem pracy, kontrola pracowników
Mimo zdawania raportów i regularnego raportowania o przebiegu pracy, część pracodawców może mieć potrzebę zweryfikowania ile dany pracownik faktycznie poświęcił czasu na pracę i czy rzeczywiście została ona wykonana. Podczas pracy stacjonarnej, nietrudno jest zauważyć kto pracuje efektywnie, a kto raczej unika przemęczenia. Wydawać by się mogło, że w sytuacji, w której nie ma się bezpośredniej i codziennej styczności z pracownikami, nie jest możliwa weryfikacja ich efektywności. Otóż jest taka możliwość. Dzięki specjalnym programom można wyliczyć czas pracy ogólnej i czas przeznaczony na wykonanie konkretnego zadania. Jednym z takich narzędzi jest Toggl, dzięki któremu pracodawca sprawdzi ile w danym miesiącu pracownik przeznaczył godzin na pracę i ile zajęło mu wykonanie zleconego projektu. Na bieżąco można także wymieniać się z podwładnym e–mailami, korzystać z różnego rodzaju komunikatorów typu Skype, Google Hangouts oraz tradycyjnie – przez telefon komórkowy. W przypadku pracowników mobilnych – pracujących zdalnie, których praca polega na odbywaniu spotkań, dobrym rozwiązaniem jest wykorzystanie GPS zamontowanego w aucie służbowym. GPS przekazuje informacje na bieżąco o aktualnej lokalizacji auta, czasu postoju a nawet tempie jazdy. Dane te są gromadzone na specjalnym serwerze, ale w zależności od wyboru rodzaju GPS – można je także przeglądać i gromadzić na wybranym urządzeniu mobilnym. Jednak budując dobry i zgrany zespół, często okaże się że nie będzie potrzeby korzystania z tego rodzaju narzędzi – wystarczy zaufanie do pracownika, który sumiennie będzie wykonywać swoje obowiązki pracując poza biurem.
Czasami same efekty pracy, nie są wystarczające. Większość pracodawców lubi mieć kontrolę nad przebiegiem zadań wykonywanych przez swoich pracowników. Zaufanie i skompletowanie zgranego oraz zaangażowanego zespołu to podstawa. Jednak ten proces może trwać od kilku miesięcy do kilku lat, a firma zazwyczaj nie może sobie pozwolić na wykorzystywanie systemu pracy zdalnej w nieuczciwy sposób. Powyższe propozycje informatyczne, są powszechnie stosowane i cieszą się dobrymi recenzjami.
