Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Drukuj

Opublikowano w:

Czas na optymalizację kosztów, czyli na co zwrócić uwagę, wybierając system IT do zarządzania transportem?

Na rynku dostępnych jest wiele systemów, mających za zadanie ułatwić firmom panowanie nad posiadaną flotą pojazdów. Są rozwiązania proste i tanie zamknięte w pudełku i sprzedawane pod mniej znaną marką lub nieco bardziej zaawansowane, z reguły będące efektem pracy emitentów kart paliwowych lub firm IT sprzedających produkty skierowane dla działów finansowych, bądź controllingu. Są w końcu rozwiązania mocno rozbudowane, ułatwiające nie tylko pracę fleet managera, ale wspomagające kompleksowo proces optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie. Które wybrać?

Co oznacza przewaga ceny nad jakością…

Powszechnie panujące przekonanie, że o wyborze systemu IT do obsługi transportu decyduje wielkość posiadanej floty pora odłożyć do lamusa. Nieprawdą jest, że zaawansowane oprogramowania są drogie. Większość czołowych producentów na rynku pobiera opłaty zależne od ilości zakupionych stanowisk. To z kolei sprawia, że im mniej pojazdów, tym mniejsze będą koszty wdrożenia takiego systemu w firmie. Możliwość panowania nad wieloma czynnikami, decydującymi o ponoszonych dziennie kosztach nie podlega natomiast żadnej dyskusji, powodując, że inwestycja zwraca się w bardzo niedługim czasie. Prosta ewidencja pojazdów oraz ich użytkowników, oferowana przez rozwiązania pudełkowe lub te mniej skomplikowane, sprzedawane nierzadko w chmurze nie zapewni nawet jednej czwartej możliwości jakie daje zaawansowany system IT, stworzony specjalnie z myślą o zarządzaniu flotą.

Dlaczego?

O ile faktycznie zwykła ewidencja daje nam jakieś minimalne pojęcie o eksploatacji posiadanego taboru i niektórym fleet managerom może wystarczyć, to jednak po szczegółowym przyglądnięciu się możliwościom zaawansowanych rozwiązań szybko dostrzec można nieskuteczność tego typu programów. Pierwszą ważną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę jest rola integratora jaką pełni odpowiednio zaprojektowany system. Standardem w firmach jest fakt współistnienia różnych programów IT. Pierwszym pytaniem jakie powinno paść przed zakupem systemu do obsługi pojazdów jest możliwość jego efektywnej integracji z istniejącym już w firmie oprogramowaniem. Po co? A po to, by w szybki i łatwy sposób importować dane kadrowe, księgowe, magazynowe, ERP, czy finansowe, ale również eksportować informacje dotyczące kosztów, zużytych materiałów, przebiegów itp. Proste rozwiązania takich opcji nie gwarantują, przez co ewentualne przetworzenie danych wymaga pracy ręcznej, ogromnej ilości czasu, który zagospodarować można bardziej efektywnie. Stała synchronizacja danych pochodzących również od firm zewnętrznych jak np. dostawców opon, serwisów samochodowych, firm ubezpieczeniowych lub emitentów kart paliwowych nie tylko usprawnia przepływ informacji, ale powoduje, że system zarządzania flotą staje się swego rodzaju centrum dowodzenia firmą.

Efektywność, czyli co fleet manager robić powinien, a czym w praktyce się zajmuje?

Sprawne zarządzanie flotą to zapewnienie jej pełnej mobilności przy jak najniższych kosztach dla firmy. I nie chodzi jedynie o ceny samochodów, lecz o problemy związane z dostępnością sieci serwisowej, kosztem tychże serwisów, wartością rezydualną pojazdów po okresie eksploatacji, usterkowością (np. statystyki Dekry), wyborem odpowiedniego finansowania, czy elementem motywacyjnym, jakim może być dla pracownika samochód. Osoba kontrolująca flotę powinna stale współpracować z głównym księgowym, dyrektorem handlowym i działem HR. Każda decyzja musi być poparta szczegółową analizą, uwzględniającą wiele czynników. Tymczasem w 90% fleet manager to pracownik, którego obowiązki sprowadzają się jedynie do likwidacji szkód komunikacyjnych, ustalania terminów wizyt serwisowych, zakupu polis ubezpieczeniowych i nudnej papierkowej pracy. W efekcie brakuje czasu na przygotowanie skutecznej strategii, która wyeliminuje błędne decyzje zakupowe przynosząc firmie znaczne oszczędności.

Cyferki, a więc wnikliwa analiza…

Na historię eksploatacji pojazdu składa się bardzo dużo danych generowanych codziennie. Są to między innymi: zużycie paliwa, oleju, części zamiennych, koszty usług serwisowych, wartość przebiegu, czy czas pracy kierowców. Już podstawowe moduły gwarantują również ewidencję numeru VIN, składników wyposażenia, historię polis, informacje określające pochodzenie pojazdu, ewentualne szkody komunikacyjne jakie miały miejsce, historię serwisową, wystawione mandaty drogowe oraz elektroniczne dokumenty kosztowe jak faktury, czy paragony. Dobry system winien umożliwiać generowanie raportów na podstawie zgromadzonych danych. Funkcja ta ułatwia podejmowanie wielu strategicznych decyzji, w tym na przykład dotyczących wyboru firm ubezpieczeniowych lub serwisowych, czy negocjacji stawek za polisy. Współpraca z systemami GPS i ewidencja pracy kierowców z kolei pozwala na ocenę efektywności pracowników. Tak przetworzone dane można prezentować w formie rozmaitych raportów i analiz graficznych bez konieczności ich czasochłonnego exportu do Excela lub PowerPointa. Nieopisana wygoda i przede wszystkim oszczędność czasu to dodatkowe źródło optymalizacji kosztów dla przedsiębiorstwa, gwarantujące, że może ono sobie pozwolić na mniejszą ilość zatrudnianych osób w dziale obsługi floty. Bo…

…sprawny system IT do zarządzania flotą to również mniej pracowników w innych działach…

Szybki przepływ dokumentów to podstawa dobrze i sprawnie działającej firmy. Odciążenie w zakresie ilości przetwarzanych dokumentów tj. faktury, paragony, rozliczenia kosztów, szkód i płac oznacza również skrócenie czasu pracy nie tylko fleet managera, ale również działu księgowości lub kadr. Stała ewidencja powoduje, że wszystkie dokumenty dostępne są w każdej chwili, nie ma również możliwości, by zginęły lub dostały się w ręce osób, które nie powinny ich oglądać. Automatyzacja pracy zmniejsza do absolutnego minimum ilość czasochłonnych zadań, jakie do tej pory składały się na konieczność zatrudniania kolejnych pracowników.

Program dla zapominalskich…

To na co szczególnie warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania to funkcja przypominania o zbliżających się terminach. Mogą one dotyczyć wielu koniecznych harmonogramów jak: wymiana opon, przeglądy rejestracyjne i techniczne, ubezpieczenia, badania lekarskie, psychotechniczne lub szkolenia BHP. Przeoczenie tych terminów nie tylko naraża firmę na koszty, ale generuje całą masę dodatkowej, niepotrzebnej pracy. O ile tańsze rozwiązania takiej funkcji zwykle nie oferują, jest ona dostępna w niemal każdej wersji bardziej zaawansowanych systemów. Jeśli jej nie ma warto zapytać o nią producenta, ponieważ większość dostępnych programów budowana jest modułowo. Co to oznacza?

Moduł do modułu, czyli budujemy swój własny system…

Każda firma posiada inną specyfikę, potrzeby i wymagania. To co jest niezbędne w dużym przedsiębiorstwie, działającym w obszarze energetyki lub usług budowlanych nie zawsze sprawdzi się w przemyśle ciężkim lub tym bardziej w niewielkiej firmie, posiadającej kilkanaście samochodów osobowych. Dlatego producenci systemów sprzedają swoje oprogramowania w formie modułów. Jeden moduł to nic innego jak zestaw funkcji dobranych pod względem użyteczności. Dzięki takiej budowie możliwy jest wybór funkcji w sposób, który zapewnia ich stuprocentowe wykorzystanie. Tym samym zyskujemy również realny wpływ na cenę zakupionego systemu i szerokie pole manewru w trakcie negocjacji. W przypadku firm będących w posiadaniu niewielkiego taboru zwykle zupełnie wystarczający jest system oparty na module podstawowym, który oferuje najważniejsze funkcje dotyczące ewidencji i administracji, a mimo to o wiele bardziej zaawansowane niż w przypadku tanich rozwiązań pudełkowych.

Bezpieczeństwo danych, pracowników i przewożonych ładunków…

Jedną z najważniejszych kwestii przy wyborze każdego oprogramowania jest bezpieczeństwo, jakie powinno ono zapewnić. Wszystkie zbierane i przetwarzane dane nie powinny bowiem dostać się w niepowołane ręce. Dobry system do obsługi transportu powinien być tak zaprojektowany, aby ochrona danych była zagwarantowana, umożliwiając tworzenie dostępu do zbioru pewnych informacji wyłącznie osobom do tego uprzywilejowanym. Tym samym system staje się dla firmy gwarancją bezpieczeństwa. W jaki sposób? Otóż tak proste raporty jak optymalizacja tras i przejechanych kilometrów, określenie lokalizacji pracownika, możliwość tworzenia stref klientów, odbiorców, dostawców, a także rozdzielenie przejazdów prywatnych i służbowych poprawia bezpieczeństwo samej floty, osób kierujących oraz przewożonych ładunków. Z wiadomych przyczyn zapewnia również troskę o jakość obsługi klienta. Eliminujemy bowiem w ten sposób wykorzystanie pojazdów do celów prywatnych bez zgody przełożonych, przejazdy po trasach nieoptymalnych i przez to nieefektywne zużycie paliwa, bądź częste niepotrzebne postoje, które razem wpływają na poprawę ergonomii pracy zatrudnianych pracowników.

Konkretnie zatem w czym wybierać?

Z oczywistych powodów skupiliśmy się raczej na systemach z tzw. wyższej półki, czyli tych, które oferują wyżej opisane atuty i mogą z sukcesem przyczynić się do optymalizacji kosztów niewielkiej firmy, a tym bardziej dużego przedsiębiorstwa. Czołowe pozycje w zakresie zaawansowanych systemów obsługi floty zajmują produkty firm Softrans, Softra, PasCom oraz Virtual Carmen. Producenci Ci w swej ofercie posiadają dodatkowo bardzo skomplikowane moduły, dedykowane specjalnie usługodawcom z branży CFM, logistyki i spedycji, a także wypożyczalniom samochodów.

Podsumowując rozważania, temat monitoringu i kontroli nad flotą pojazdów jest na tyle złożonym i wymagającym procesem, że nie warto oszczędzać i decydować się na najtańsze oprogramowanie. Rozważając zasadność zakupu zaawansowanych technologii nie sposób pominąć kwestię stałej opieki po-sprzedażowej, której nie otrzymamy w przypadku tanich rozwiązań, a która zapewnia nam nie tylko stały serwis, ale gwarancję aktualizacji systemu w odpowiedzi na nieustannie zmieniające się w dziedzinie IT trendy. Tylko taka opieka gwarantuje nam całkowite bezpieczeństwo danych i faktyczną optymalizację ponoszonych każdego dnia kosztów.

Marek Gęborek
Artykuł został przygotowany przez firmę programistyczną SOFTRANS, specjalizującą się w projektowaniu i wdrażaniu profesjonalnego oprogramowania do zarządzania transportem. SOFTRANS – komputerowe systemy transportu

Podziel się, , Google Plus, Pinterest,

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *